O que é um Quadro Kanban?

Um quadro Kanban é a principal ferramenta de visualização para a implementação do Kanban em seu negócio. Um quadro Kanban é utilizado por qualquer equipe que utiliza Kanban para a gestão visual de seu trabalho e para melhorar sua entrega de produtos e serviços em termos de previsibilidade, qualidade e desempenho no tempo de colocação no mercado.

Um quadro Kanban pode ser físico – que é como a maioria das equipes começa a usar o Kanban – ou eletrônico. Um quadro Kanban típico consiste de uma ou mais pistas (de natação) e múltiplas colunas para representar o processo de fluxo de trabalho (também chamado de Fluxo de Valor) que é utilizado para gerenciar. Um quadro Kanban representa um “Sistema Kanban Virtual” utilizado para modelar o processo e acompanhar o trabalho de conhecimento que está sendo feito por sua equipe.

Kanban Board

Você pode começar com um quadro Kanban físico em um quadro branco ou até mesmo em grandes janelas de vidro ou divisórias em seu escritório. Quanto maiores e mais visíveis elas forem, melhor!

Simple Kanban Board

Muitas equipes migram para (ou começam com) um quadro Kanban eletrônico para suportar equipes distribuídas, geração de métricas melhores e automatizadas e relatórios mais fáceis/melhorados.

Kanban Board for Marketing Team

Pistas e Colunas em um Quadro Kanban

Você pode começar com um quadro Kanban básico de 3 colunas – Para Fazer, Fazendo e Feito – preenchido com cartões que representam itens de trabalho de diferentes tipos. Entretanto, seguindo o lema Kanban de “Comece com o que você tem”, a maioria das equipes começa modelando seu processo atual que tende a ser mais elaborado do que isso.

Kanban Development Board

As colunas no quadro se encaixam em 3 blocos –

  • A coluna “Para Fazer” (popularmente chamada de “Pronto”) contém todos os seus cartões que estão em seguida. Tipicamente, uma coluna pronta é colocada no início do quadro.
  • A(s) coluna(s) “Fazendo” (ou “Em Andamento”) contém todos os cartões em que você está trabalhando atualmente. Você pode ter múltiplas colunas “Fazendo” para cada etapa de seu fluxo de trabalho, como mostrado acima.
  • A(s) coluna(s) “Feito” contém todos os cartões em que você terminou de trabalhar. Dependendo da definição do fluxo de trabalho, você pode ter uma ou mais colunas “Feito” para coletar cartões que tenham completado uma parte específica do fluxo de trabalho. Normalmente, você também terá uma coluna “Feito” final que pode ser destacada de forma única, para indicar que todo o trabalho com os cartões naquela coluna foi concluído.

(No SwiftKanban, temos colunas “Completado” para indicar as etapas “Feito” intermediárias, e uma coluna “Feito” que é destacada em verde para indicar a coluna final feita).

Além disso, você pode ter uma “caixa ou área de coleta” separada, chamada de Backlog, onde os cartões são inicialmente criados e armazenados. Da mesma forma, na outra extremidade, você pode ter um “Arquivo” para manter os cartões que estão “Feito” e que agora estão “fechados”.

Archive Backlog Kanban

Um quadro Kanban pode ter uma ou várias pistas – também chamadas de pistas de natação – que podem ser usadas para segregar diferentes tipos de trabalho, que podem possivelmente ter diferentes fluxos de trabalho. As pistas podem ser definidas para rastrear e gerenciar diferentes tipos de itens de trabalho, diferentes Classes de Serviço, diferentes produtos ou aplicações ou fluxos de negócios com os quais sua equipe trabalha, diferentes clientes ou unidades de negócios que eles suportam, etc. A organização de seu quadro Kanban possui muitas considerações. Para uma visão mais detalhada de como você pode projetar seu quadro Kanban, talvez você queira fazer o download de nosso Livro Branco – 10 Fatores a serem considerados para o design de seu Quadro Kanban.

Limites WIP em seu Quadro Kanban

Como explicado aqui, os limites WIP são cruciais para implementar o Kanban com sucesso. Inicialmente, pode não ser fácil decidir quais devem ser seus limites WIP. Na verdade, você pode começar sem limites WIP.

Mas uma vez que você tenha dados suficientes, você pode definir limites WIP para cada etapa do fluxo de trabalho (cada coluna de seu quadro Kanban). Tipicamente, muitas equipes começam com um limite WIP de 1 a 1,5 vezes o número de pessoas trabalhando em uma etapa específica.

Além de definir os limites WIP, você também precisa definir como irá aplicar os limites WIP. Você pode optar por não exceder os limites WIP ou, se preferir, permitir que eles sejam excedidos em circunstâncias especiais, mas talvez capte a razão pela qual você está optando por fazê-lo.

Kanban Board for HR Recruitment

Trabalhando com o Quadro Kanban

No nível mais simples, o trabalho é feito puxando cartões no Quadro Kanban e levando-os através das várias etapas do fluxo de trabalho definido no quadro.

Os cartões são puxados do Backlog para o Quadro Kanban de acordo com a capacidade disponível para trabalhar neles. A frequência com que os cartões são puxados depende de seu contexto e com que frequência o trabalho precisa ser puxado. Uma equipe Scrum de desenvolvimento de software pode puxar o trabalho a cada 2 semanas durante o planejamento da Sprint. Uma equipe Kanban de software ou uma equipe de suporte pode puxar cartões continuamente à medida que os cartões são completados e arquivados. Uma equipe de recrutamento ou de marketing pode puxar o trabalho a cada semana, com base na conclusão de tarefas/campanhas de marketing.

Dependendo de seu processo, cada cartão passa por várias etapas (colunas) – até que o fluxo de trabalho completo seja concluído e o trabalho seja feito.

O Kanban é muito flexível – você pode facilmente mapear quase qualquer processo em um quadro Kanban e usá-la para gerenciar o trabalho. Aqui está uma imagem de como é nosso quadro de desenvolvimento no SwiftKanban –

SwiftKanban-Dev-Board

Implementando o Puxar!

Os cartões passam da esquerda para a direita, ou seja, da coluna “Pronto” para a coluna final “Feito”. O Kanban incentiva os membros da equipe que trabalham em diferentes etapas do fluxo de trabalho a puxar um cartão e trabalhar nele quando tiverem completado qualquer coisa em que estivessem trabalhando e tiverem a capacidade de fazer a próxima tarefa.

Kanban Board Pull System

Por exemplo, em um simples processo de Programar, Testar, Revisar, quando um testador tiver concluído a tarefa em mãos, eles procurarão cartões que estejam na coluna ‘Concluído’ abaixo do Programar. Se houver cartões na coluna de “Feito” em Programar, eles podem “puxar” o cartão para a coluna “Em Andamento” em Testar e começar a trabalhar nele.

Combinando Limites WIP com o mantra de “Pare de Começar. Comece a Acabar”, o Kanban ajuda a garantir que haja um fluxo de trabalho fluido sem qualquer acumulação de excesso de carga de trabalho em qualquer etapa específica do fluxo de trabalho.

O que é um cartão Kanban? Como usar os cartões Kanban?

Cada cartão Kanban (ou Kanban) representa uma tarefa ou um item de trabalho que requer capacidade para ser trabalhado. O quadro Kanban com seus limites WIP fornece sinais visuais de quando a capacidade está disponível para trabalhar com esses cartões.

Os cartões Kanban podem ser coloridos de forma diferente para representar diferentes tipos de itens de trabalho ou classes de serviço ou outros atributos. (No SwiftKanban, as cores dos cartões representam diferentes tipos de itens de trabalho).

Os cartões Kanban são hierárquicos por natureza. Você tem hierarquias de trabalho na maioria das coisas que faz:

  • Projetos se dividem em fases e tarefas
  • Portfólios têm programas que, por sua vez, têm projetos
  • Épicos têm Histórias que têm tarefas

Card Types Hierarchy

Você pode usar os cartões Kanban para modelar estas hierarquias. Você pode definir cartões de nível de programa, que se decompõem em cartões de projeto, que por sua vez podem ser decompostos em tarefas. Da mesma forma, você pode criar um conjunto hierárquico de cartões para Temas, Épicos e Histórias de Usuários em um ambiente Scrum.

Os cartões são geralmente definidos pelo tipo de atividade que sua equipe realiza. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento poderia ter três tipos diferentes de cartões – para bugs, problemas e pedidos de mudança. Uma equipe de Suporte ou Help Desk pode ter cartões como Problemas, Tickets, Incidentes, Solicitações, etc.

Além do identificador de cor, os cartões Kanban podem ter uma variedade de indicações ou atributos visuais para fornecer informações sobre o trabalho que está sendo realizado através daquele cartão e seu status atual. Aqui está um cartão de exemplo –

Default Kanban Card

Então, é assim que você cria e usa um quadro Kanban. Se você quiser explorar o Kanban com o SwiftKanban, você pode conferir nosso rico conjunto de funcionalidades ou diretamente inscrever-se para um teste gratuito!

Tópicos adicionais nos quais você pode estar interessado:

Confira alguns dos grandes recursos no lado superior direito desta página. Você também pode se inscrever para os próximos webinars sobre Kanban – ou assistir a alguns excelentes webinars anteriores conduzidos por pessoas como David Anderson e outros líderes de pensamento na comunidade Kanban!

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