Visão Geral da Metodologia Kanban

TRIVIA — Kanban, também soletrado “kamban” em japonês, traduzido para “Outdoor” (“quadro” em chinês) que indica “capacidade disponível (para trabalhar)”. Kanban é um conceito relacionado à produção enxuta e just-in-time (JIT), onde é usado como um sistema de programação que diz o que produzir, quando produzir e quanto produzir.

Aprenda o básico de Kanban:

• Qual é a origem do Kanban?
• O que é a Metodologia Kanban?
• Princípios Fundacionais do Kanban
• 6 Principais Práticas do Kanban
• Como funciona o Kanban? – O Conceito
  
• Limites de WIP no Kanban
• Kanban em TI e Software
• Kanban no desenvolvimento Lean/ Ágil
• Kanban além de Software e TI
• Comece a usar uma Ferramenta Kanban

De onde surgiu o Kanban? — Uma breve história sobre o Kanban

Tudo começou no início da década de 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (Engenheiro Industrial e Empresário) para a Toyota Automotiva no Japão. Ele foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o inventário em cada etapa da produção de forma otimizada.

Uma razão chave para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade inadequada e a eficiência da Toyota em comparação com seus rivais automotivos americanos. Com o Kanban, a Toyota conseguiu um sistema flexível e eficiente de controle de produção just-in-time que aumentou a produtividade, ao mesmo tempo em que reduziu o custo intensivo do estoque de matérias-primas, materiais semi-acabados e produtos acabados.

Um sistema Kanban controla idealmente toda a cadeia de valor, desde o fornecedor até o consumidor final. Desta forma, ele ajuda a evitar a interrupção do fornecimento e o excesso de estoque de mercadorias em vários estágios do processo de fabricação. O Kanban requer um monitoramento contínuo do processo. É preciso dar atenção especial para evitar gargalos que possam retardar o processo de produção. O objetivo é atingir maior produtividade com prazos de entrega menores. Com o tempo, o Kanban se tornou uma forma eficiente em uma variedade de sistemas de produção.

O que é a Metodologia Kanban?

Enquanto o kanban foi introduzido por Taiichi Ohno na indústria de manufatura, David J. Anderson foi o primeiro a aplicar o conceito na TI, desenvolvimento de software e trabalho de conhecimento em geral no ano de 2004. David construiu sobre os trabalhos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker e outros para definir a Metodologia Kanban, com conceitos como sistemas de pull, teoria de filas e fluxo. Seu primeiro livro sobre Kanban — “Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business”, publicado em 2010, é a definição mais abrangente da Metodologia Kanban para o trabalho de conhecimento.

A Metodologia Kanban é um processo para melhorar gradualmente o que quer que você faça — seja desenvolvimento de software, TI/Ops, Pessoal, Recrutamento, Marketing e Vendas, Compras etc. De fato, quase qualquer função comercial pode se beneficiar da aplicação dos princípios da Metodologia Kanban.

O corpo de conhecimento Kanban abstraiu-se e beneficiou-se das obras de vários líderes de pensamento desde que o livro original foi escrito. Pessoas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioneiro do Kanban Pessoal) e vários outros.

Princípios e Práticas do Kanban

A Metodologia Kanban segue um conjunto de princípios e práticas para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. É um método evolutivo e não disruptivo que promove melhorias graduais nos processos de uma organização. Se você seguir estes princípios e práticas, você será capaz de usar com sucesso o Kanban para maximizar os benefícios ao seu processo comercial — melhorar o fluxo, reduzir o tempo de ciclo, aumentar o valor para o cliente, com maior previsibilidade — todos os quais são cruciais para qualquer negócio nos dias de hoje.

Os quatro princípios fundamentais e as seis Práticas Fundamentais da Metodologia Kanban são fornecidos abaixo:

4 Princípios Fundamentais:

1. Comece com o que você está fazendo agora
2. Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas
3. Inicialmente, respeite as funções atuais, responsabilidades e cargos
4. Encoraje atos de liderança em todos os níveis

• Comece com o que você está fazendo agora: A Metodologia Kanban (daqui em diante referida como apenas Kanban) enfatiza fortemente que não se deve fazer nenhuma mudança em sua configuração/processo existente imediatamente. O Kanban deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Quaisquer mudanças necessárias podem ocorrer gradualmente ao longo de um período de tempo em um ritmo com o qual a equipe se sinta confortável.

• Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas: O Kanban o encoraja a fazer pequenas mudanças incrementais em vez de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência dentro da equipe e da organização.

• Inicialmente, respeite os papéis atuais, as responsabilidades e os cargos: Ao contrário de outras metodologias, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional por si só. Portanto, não é necessário fazer mudanças em seus papéis e funções existentes que possam estar funcionando bem. A equipe identificará e implementará de forma colaborativa quaisquer mudanças necessárias. Estes três princípios ajudam as organizações a superar a típica resistência emocional e o medo de mudanças que normalmente acompanham qualquer iniciativa de mudança em uma organização.

• Incentive atos de liderança em todos os níveis: O Kanban encoraja a melhoria contínua em todos os níveis da organização e diz que os atos de liderança não precisam ser originados apenas de gerentes seniores. As pessoas em todos os níveis podem fornecer ideias e mostrar liderança para implementar mudanças para melhorar continuamente a forma como entregam seus produtos e serviços.

TRIVIA — Um grande exemplo de um sistema Kanban é usado hoje nos Jardins Leste do Palácio Imperial no Japão. O pessoal aqui usa um método infalível para limitar o fluxo de visitantes. Cada visitante recebe um cartão de plástico na entrada, que deve ser devolvido ao deixar o jardim. Como o número total de cartões é significativamente limitado, somente um número limitado de visitantes pode passear pelo palácio em um dado momento. Os novos visitantes têm que esperar na fila até que o próximo cartão/lote esteja disponível. O acesso ao palácio é gratuito, mas é concedido somente se os cartões pré-atribuídos estiverem disponíveis.

6 Principais Práticas da Metodologia Kanban:

1. Visualizar o fluxo de trabalho
2. Limitar o WIP (Trabalho em Andamento)
3. Gerenciar o fluxo
4. Tornar explícitas as políticas de processo
5. Implementar loops de feedback
6. Melhorar colaborativamente, evoluir experimentalmente

• Visualizar o fluxo de trabalho: Este é o primeiro passo fundamental para adotar e implementar a Metodologia Kanban. Você precisa visualizar — seja em um quadro físico ou em um quadro Kanban eletrônico, as etapas do processo que você usa atualmente para entregar seu trabalho ou seus serviços. Dependendo da complexidade de seu processo e de sua mistura de trabalho (os diferentes tipos de itens de trabalho em que você trabalha e entrega), seu quadro Kanban pode ser muito simples ou muito elaborado. Uma vez visualizado seu processo, então você pode visualizar o trabalho atual que você e sua equipe estão fazendo.

Isto pode ser na forma de adesivos ou cartões com cores diferentes para significar classes diferentes de serviço ou pode ser simplesmente o tipo diferente de itens de trabalho (no SwiftKanban, as cores significam os diferentes tipos de itens de trabalho). Se você acha que pode ser útil, seu quadro Kanban pode ter faixas de natação diferentes, uma para cada classe de serviço ou para cada tipo de item de trabalho. Entretanto, inicialmente, para manter as coisas simples, você também poderia ter apenas uma única faixa de natação para gerenciar todo o seu trabalho — e fazer qualquer reformulação do quadro posteriormente.

• Limitar o WIP (Trabalho em Andamento): Limitar o trabalho em andamento (WIP) é fundamental para a implementação do Kanban — um ‘sistema de pull’. Ao limitar o WIP, você encoraja sua equipe a concluir primeiro o trabalho em mãos antes de assumir um novo trabalho. Assim, o trabalho atualmente em andamento deve ser concluído e marcado como feito. Isto cria capacidade no sistema, para que novos trabalhos possam ser puxados pela equipe. Inicialmente, pode não ser fácil decidir quais devem ser os limites de seu WIP. Na verdade, você pode começar sem limites de WIP. O grande Don Reinertsen sugere (ele sugeriu em uma das conferências de Lean Kanban) que você pode começar sem limites de WIP e simplesmente observar o trabalho inicial em andamento à medida que sua equipe começa a usar o Kanban. Uma vez que você tenha dados suficientes, defina os limites de WIP para cada etapa do fluxo de trabalho (cada coluna de seu quadro Kanban) como sendo igual à metade do WIP médio.

Tipicamente, muitas equipes começam com um limite de WIP de 1 a 1,5 vezes o número de pessoas trabalhando em uma etapa específica. Limitar o WIP e colocar os limites de WIP em cada coluna do quadro não só ajuda os membros da equipe a terminarem primeiro o que estão fazendo antes de assumir novas tarefas — mas também comunica ao cliente e a outras partes interessadas que há uma capacidade limitada de fazer trabalho para qualquer equipe — e eles precisam planejar cuidadosamente o trabalho que pedem à equipe para fazer.

• Gerenciar o Fluxo: Gerenciar e melhorar o fluxo é o ponto crucial de seu sistema Kanban depois de ter implementado as duas primeiras práticas. Um sistema Kanban ajuda a gerenciar o fluxo, destacando as várias etapas do fluxo de trabalho e o status do trabalho em cada etapa. Dependendo de como o fluxo de trabalho é definido e os limites de WIP são definidos, você observará ou um fluxo suave dentro dos limites de WIP ou o trabalho se acumula à medida que algo fica retido e começa a reter a capacidade. Tudo isso afeta a rapidez com que o trabalho atravessa do início ao fim do fluxo de trabalho (algumas pessoas o chamam de fluxo de valor). O Kanban ajuda sua equipe a analisar o sistema e fazer ajustes para melhorar o fluxo de forma a reduzir o tempo necessário para completar cada trabalho.

Um aspecto chave deste processo de observar seu trabalho e resolver/eliminar gargalos é observar as etapas intermediárias de espera (as etapas intermediárias de realização) e ver quanto tempo os itens de trabalho permanecem nestas “etapas de entrega”. Como você aprenderá, reduzir o tempo gasto nestas etapas de espera é a chave para reduzir o Tempo de Ciclo. Conforme você melhora o fluxo, a entrega do trabalho de sua equipe se torna mais suave e mais previsível. À medida que se torna mais previsível, torna-se mais fácil para você assumir compromissos confiáveis com seu cliente sobre quando você irá terminar qualquer trabalho que esteja fazendo para ele. Melhorar sua capacidade de prever os tempos de conclusão de forma confiável é uma grande parte da implementação de um sistema Kanban!

• Tornar Explicitas as Políticas de Processo: Como parte da visualização de seu processo, faz sentido também definir e visualizar explicitamente suas políticas (regras ou diretrizes de processo) de como você faz o trabalho que faz. Ao formular diretrizes explícitas do processo, você cria uma base comum para que todos os participantes entendam como fazer qualquer tipo de trabalho no sistema. As políticas podem ser em nível de diretoria, em nível de faixa de natação e para cada coluna. Elas podem ser uma lista de verificação das etapas a serem feitas para cada item de trabalho — tipo, critérios de entrada/saída para cada coluna, ou qualquer coisa que ajude os membros da equipe a administrar bem o fluxo de trabalho no quadro. Exemplos de políticas explícitas incluem a definição de quando uma tarefa é concluída, a descrição de faixas ou colunas individuais, quem puxa quando, etc. As políticas devem ser definidas explicitamente e visualizadas geralmente no topo do quadro e em cada pista e coluna.

• Implementar Loops de Feedback: Os loops de feedback são uma parte essencial de qualquer bom sistema. A Metodologia Kanban incentiva e ajuda você a implementar loops de feedback de vários tipos — etapas de revisão em seu fluxo de trabalho do quadro Kanban, métricas e relatórios e uma gama de sugestões visuais que lhe fornecem feedback contínuo sobre o progresso do trabalho — ou a falta dele — em seu sistema. Enquanto o mantra de “Falhe rápido! Falhe com frequência!” pode não ser intuitivamente compreendido por muitas equipes, a ideia de obter feedback antecipadamente, especialmente se você estiver no caminho errado com seu trabalho, é crucial para finalmente entregar o trabalho, produto ou serviço certo para o cliente no menor tempo possível. Os loops de feedback são fundamentais para garantir isso.

• Melhorar Colaborativamente, Evoluir Experimentalmente (usando o método científico): A Metodologia Kanban é um processo de melhoria evolutiva. Ela ajuda você a adotar pequenas mudanças e melhorar gradualmente em um ritmo e tamanho que sua equipe pode lidar facilmente. Ele incentiva o uso do método científico — você forma uma hipótese, você a testa e faz mudanças dependendo do resultado do seu teste. Como uma equipe que implementa os princípios Lean/Agile, sua tarefa principal é avaliar seu processo constantemente e melhorar continuamente conforme a necessidade e o possível.

O impacto de cada mudança que você faz pode ser observado e medido usando os vários sinais que seu sistema Kanban lhe fornece. Usando estes sinais, você pode avaliar se uma mudança está ajudando você a melhorar ou não, e decidir se deve mantê-la ou tentar algo diferente. Os sistemas Kanban ajudam a coletar muitos dos dados de desempenho de seu sistema — seja manualmente, se você usar um quadro físico, ou automaticamente, se você usar uma ferramenta como o SwiftKanban. Usando estes dados, e as métricas que eles ajudam a gerar, você pode facilmente avaliar se seu desempenho está melhorando ou diminuindo — e ajustar seu sistema conforme necessário.

Como funciona o Kanban? — O Conceito

Kanban é um sistema de gerenciamento de mudanças evolutivo sem interrupções. Isto significa que o processo existente é melhorado em pequenas etapas. Ao implementar muitas pequenas mudanças (ao invés de uma grande), o risco para o sistema geral é reduzido. A abordagem evolucionária do Kanban leva a pouca ou nenhuma resistência na equipe e nas partes interessadas envolvidas.

O primeiro passo na introdução do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Isto é feito na forma de um quadro Kanban que consiste de um simples quadro branco e notas ou cartões adesivos. Cada cartão no quadro representa uma tarefa.

Em um modelo clássico de quadro Kanban, há três colunas, como mostrado na figura acima:

• “Para Fazer”: Esta coluna lista as tarefas que ainda não foram iniciadas. (também conhecido como “backlog”)
• “Fazendo”: Consiste nas tarefas que estão em andamento.
• “Feito”: Consiste nas tarefas que foram completadas.

Esta simples visualização por si só leva a uma grande transparência sobre a distribuição do trabalho, bem como sobre os gargalos existentes, se existirem. Naturalmente, os quadros Kanban podem mostrar fluxos de trabalho elaborados, dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e da necessidade de visualizar e examinar partes específicas do fluxo de trabalho para identificar gargalos, a fim de removê-los.

O conceito de FLUXO

No núcleo do Kanban está o conceito de “Fluxo”. Isto significa que os cartões devem fluir através do sistema da maneira mais uniforme possível, sem longos tempos de espera ou bloqueios. Tudo o que dificulta o fluxo deve ser examinado criticamente. O Kanban tem diferentes técnicas, métricas e modelos, e se estes forem aplicados de forma consistente, pode levar a uma cultura de melhoria contínua (kaizen).

O conceito de Fluxo é essencial e ao medir as métricas de Fluxo e trabalhar para melhorá-las, você pode melhorar drasticamente a velocidade de seus processos de entrega enquanto reduz o tempo de ciclo e melhora a qualidade de seus produtos ou serviços, obtendo um feedback mais rápido de seus clientes — internos ou externos.

Estes são abordados em grande detalhe no livro “Actionable Agile” de Dan Vacanti.

Limites de WIP no Kanban

Um aspecto chave do Kanban é reduzir a quantidade de tarefas múltiplas que a maioria das equipes e trabalhadores de conhecimento são propensos a fazer e, em vez disso, encorajá-los a “Parar de Começar! E Começar a Terminar!”, um mantra cunhado por Dr. Arne Roock (de www.Software-Kanban.de). WIP — Trabalho em Andamento — Os limites definidos em cada etapa do fluxo de trabalho em um quadro Kanban encorajam os membros da equipe a terminar o trabalho em mãos e só então, retomar o próximo trabalho.

Exemplos de Sistemas Kanban

A beleza de Kanban está em sua simplicidade. Entretanto, o Kanban não se trata apenas de visualizar um processo em um quadro branco (ou um quadro eletrônico) e trabalhar com adesivos ou cartões eletrônicos. Como você pode ver acima, é muito mais do que isso. Você se beneficiará verdadeiramente de sua implementação se aplicar todos os princípios e práticas de uma maneira metodológica.

As tendências atuais de todo o mundo mostram que o Kanban está ganhando popularidade e está sendo usado em muitas áreas diferentes, desde pequenas agências e startups até organizações tradicionais de todos os tamanhos.

Kanban em TI e Software

O Kanban não é uma metodologia de desenvolvimento de software ou de gerenciamento de projetos — David deixa isso muito claro em seu “Blue Book”. O Kanban não diz nada sobre como um Software deve ser desenvolvido. Ele não diz nada sobre como os projetos de Software devem ser planejados e implementados. Portanto, o Kanban não é um framework de gerenciamento como o Scrum. Ao invés disso, o objetivo do Kanban é melhorar continuamente seu próprio processo de trabalho.

O Kanban foi usado nas operações de desenvolvimento de software da Microsoft em 2004. Desde então, o Kanban tem sido adotado com entusiasmo nas equipes de TI, Ops, DevOps e aplicativos/software.

A beleza do Kanban é que ele pode ser aplicado a qualquer processo ou metodologia. Quer você já esteja utilizando metodologias Agile como o Scrum, XP e outros, ou metodologias mais tradicionais — cascata, iterativas, etc. — você pode aplicar o Kanban em cima disso para começar a melhorar gradualmente seus processos, reduzir o tempo de ciclo e melhorar seu fluxo. No processo, você se encontrará no caminho da entrega contínua de recursos, produtos ou serviços.

Kanban em desenvolvimento Lean/ Agile de software/ produto

As equipes de desenvolvimento de aplicações de software e produtos de tecnologia adotaram o Kanban como uma forma de implementar os princípios Lean e Agile. A Metodologia Kanban fornece às equipes de tecnologia um grande conjunto de princípios para visualizar seu trabalho, entregar produtos e serviços continuamente e obter o feedback dos clientes com mais frequência e com maior rapidez. Consequentemente, ele está ajudando as equipes a chegar mais rapidamente ao mercado com maior fidelidade ao que os clientes querem desses produtos e serviços.

A definição de Kanban no setor de TI passou por sua própria evolução nos últimos 3 — 5 anos. Hoje, o Kanban é considerado uma metodologia que traz agilidade na gestão e melhoria da prestação de serviços de forma gradual e evolutiva.

Além disso, a Metodologia Kanban fornece importantes princípios e técnicas para melhor gerenciar os compromissos do Acordo de Nível de Serviço (SLA), entregando os produtos ao mercado a tempo e minimizando o risco e o custo de atrasos. Usando conceitos como Classe de Serviços, commits diferidos e commits em 2 fases, o Kanban ajuda os clientes e as equipes de entrega a colaborar efetivamente e também ajuda a garantir que as coisas certas estejam sendo trabalhadas no momento certo.

O advento do Kanban Upstream, Portfólio Kanban e Planejamento de Serviços Empresariais nos últimos anos proporcionou às empresas uma razão ainda maior para implementar o Kanban para alcançar a agilidade empresarial e melhorar o desempenho do mercado.

Kanban Como um Caminho Alternativo para a Agilidade Empresarial

A Metodologia Kanban ajuda você a melhorar gradualmente a entrega de seus produtos e serviços. Ele o faz ajudando-o a eliminar gargalos em seu sistema, melhorar o fluxo e reduzir o tempo de ciclo. Ele o ajuda a entregar mais continuamente e obter feedback mais rápido para fazer quaisquer mudanças que possam ser necessárias para seu cliente. Ele o ajuda a se tornar mais ágil.

Em geral, o Kanban permite todos os princípios do Manifesto Ágil e ajuda você a entregar produtos e serviços que seu mercado realmente precisa. Se você está utilizando o Scrum e outras técnicas ou metodologias Ágeis, o Kanban o ajuda a melhorar seus processos para um melhor desempenho de suas equipes e organizações.

Kanban Além de Software e TI

Dadas suas raízes na manufatura, o Kanban é um encaixe natural também em processos de negócios fora de TI, com enormes benefícios para as organizações que desejam se tornar enxutas e ágeis e fornecer produtos e serviços de alta qualidade de forma ágil.

Enquanto as organizações de produtos e serviços de médio e grande porte, especialmente as empresas de manufatura de alta tecnologia, vêm implementando iniciativas Lean/6-Sigma há vários anos, Kanban permite todos os tipos de empresas e funções comerciais, tais como RH, Marketing, Vendas, Compras e assim por diante.

O Kanban também está sendo aplicado em contextos tradicionais de gerenciamento de projetos, tais como projetos de construção e engenharia. Uma grande variedade de organizações, empresas de contratação, organizações de recrutamento, agências de publicidade, companhias de seguro e muitas outras estão buscando no Kanban a racionalização de suas operações, eliminando desperdícios e melhorando drasticamente o rendimento e a qualidade.

Recursos adicionais que podem ser de interesse para o Kanban – 

• Como posso começar?
• O que é Scrumban?
• O que é um Quadro Kanban?
• Como posso gerenciar meu projeto/função usando Kanban?

Você também pode se inscrever para os próximos webinars sobre Kanban — ou assistir a alguns grandes webinars anteriores conduzidos por líderes de pensamento, como David Anderson e vários outros!

Se você quiser explorar o SwiftKanban, você pode conferir nosso rico conjunto de funcionalidades ou se você estiver procurando por um quadro Kanban gratuito, se inscreva no SwiftKanban Aqui! Se você tiver alguma pergunta de imediato, pergunte a um de nossos representantes de vendas em [email protected]