O que é Kanban?

TRIVIA – Kanban, também escrito “kamban” em Japonês, traduzido para “Billboard” (“placar” em mandarim) que significa “capacidade disponível (para trabalhar)”. O Kanban é um conceito relacionado à produção enxuta e just-in-time (JIT), onde é utilizado como um sistema de cronograma que diz o que produzir, quando produzir e quanto produzir.

Aprenda o básico de Kanban:

• Qual é a origem do Kanban?
• O que é a Metodologia Kanban?
• Princípios Fundacionais do Kanban
• 6 Principais Práticas do Kanban
• Como funciona o Kanban? – O Conceito
  
• Limites de WIP no Kanban
• Kanban em TI e Software
• Kanban no desenvolvimento Lean/ Ágil
• Kanban além de Software e TI
• Comece a usar uma Ferramenta Kanban

Qual é a origem do Kanban? – Um Resumo da História do Kanban

Tudo começou no início da década de 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (Engenheiro Industrial e Empresário) para a Toyota no Japão. Ele foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em cada etapa da produção de forma otimizada.

Um dos principais motivos para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em comparação com seus rivais automotivos americanos. Com o Kanban, a Toyota conseguiu um sistema flexível e eficiente de controle de produção just-in-time que aumentou a produtividade, ao mesmo tempo em que reduziu o custo intensivo do estoque de matérias-primas, materiais semiacabados e produtos acabados.

Um sistema Kanban controla idealmente toda a cadeia de valor, desde o fornecedor até o consumidor final. Desta forma, ele ajuda a evitar a interrupção do fornecimento e o excesso de estoque de mercadorias em diversos estágios do processo de fabricação. O Kanban requer um monitoramento contínuo do processo. É preciso dar atenção especial para evitar gargalos que possam retardar o processo de produção. O objetivo é atingir maior produtividade com prazos de entrega menores. Com o tempo, o Kanban se tornou uma maneira eficiente em uma variedade de sistemas de produção.

“Os dois pilares do sistema de produção da Toyota são o just-in-time e a automação com um toque humano, ou seja, a autonomia.” – David J. Anderson Click To Tweet

O que é a Metodologia Kanban?

Enquanto Kanban foi introduzido por Taiichi Ohno na indústria de produção, David J. Anderson foi o primeiro a aplicar o conceito em TI, desenvolvimento de software e trabalho de conhecimento no ano de 2004. David desenvolveu sobre os trabalhos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker e outros para definir a Metodologia Kanban, com conceitos como sistemas de puxar, teoria de enfileiramento e fluxo. Seu primeiro livro sobre Kanban – “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business“, publicado em 2010, é a definição mais abrangente da Metodologia Kanban para o trabalho de conhecimento.

A Metodologia Kanban é um processo para melhorar gradualmente o que quer que você faça – seja desenvolvimento de software, TI/ Ops, Recursos Humanos, Recrutamento, Marketing e Vendas, Compras, etc. Na verdade, praticamente qualquer função comercial pode se beneficiar da aplicação dos princípios da Metodologia Kanban. O corpo de conhecimento do Kanban tem se abstraído e se beneficiado das obras de diferentes líderes de pensamento desde que o livro original foi escrito! Pessoas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioneiro do Kanban Pessoal) e vários outros.

O Kanban não é uma metodologia de ciclo de vida de desenvolvimento de software ou uma abordagem ao gerenciamento de projetos. Ele requer que algum processo já esteja em vigor para que o Kanban possa ser aplicado para mudar… Click To Tweet

Princípios e Práticas do Kanban

A Metodologia Kanban segue um conjunto de princípios e práticas para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. É uma metodologia evolutiva e não disruptiva que promove melhorias graduais nos processos de uma organização. Se você seguir estes princípios e práticas, você será capaz de usar o Kanban com sucesso para maximizar os benefícios ao seu processo comercial – melhorar o fluxo, reduzir o tempo de ciclo, aumentar o valor para o cliente, com maior previsibilidade – todos os quais são cruciais para qualquer negócio hoje.

Os quatro princípios fundamentais e as seis Práticas Fundamentais da Metodologia Kanban são apresentados abaixo:

Princípios Fundacionais

• Comece com o que você está fazendo agora: A Metodologia Kanban (de agora em diante referida apenas como Kanban) enfatiza fortemente que não se deve fazer nenhuma mudança em sua configuração/processo existente imediatamente. O Kanban deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Quaisquer mudanças necessárias podem ocorrer gradualmente ao longo de um período de tempo em um ritmo com o qual a equipe se sinta confortável.

• Concordar em buscar mudanças incrementais e evolutivas: O Kanban incentiva você a fazer pequenas mudanças incrementais em vez de fazer mudanças radicais que podem levar a resistência dentro da equipe e da organização.

• Inicialmente, respeitar os papéis atuais, as responsabilidades e os títulos de trabalho: Ao contrário de outras metodologias, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional por si só. Portanto, não é necessário fazer mudanças em seus papéis e funções existentes que possam estar funcionando bem. A equipe identificará e implementará de forma colaborativa quaisquer mudanças necessárias. Estes três princípios ajudam as organizações a superar a habitual resistência emocional e o medo de mudanças que normalmente acompanham qualquer iniciativa de mudança em uma organização.

• Incentivar atos de liderança em todos os níveis: O Kanban encoraja a melhoria contínua em todos os níveis da organização e diz que os atos de liderança não precisam ser originados apenas de gerentes seniores. As pessoas em todos os níveis podem fornecer ideias e demonstrar liderança para implementar mudanças a fim de melhorar continuamente a forma como entregam seus produtos e serviços.

“Pedir às pessoas para mudar o comportamento é difícil!” – David J. Anderson Click To Tweet

TRIVIA – Um grande exemplo de um sistema Kanban é usado hoje nos Jardins Leste do Palácio Imperial, no Japão. Os funcionários aqui utilizam um método infalível para limitar o fluxo de visitantes. Cada visitante recebe um cartão de plástico na entrada, que deve ser devolvido ao sair do jardim. Como o número total de cartões é significativamente limitado, somente poucos visitantes podem visitar o palácio em um determinado período de tempo. Os novos visitantes têm que esperar na fila até que o próximo cartão/lote esteja disponível. O acesso ao palácio é gratuito, mas é concedido somente se os cartões pré-atribuídos estiverem disponíveis.

6 Principais Práticas da Metodologia Kanban

• Visualizar o fluxo de trabalho: Este é o primeiro passo fundamental para adotar e implementar a Metodologia Kanban. Você precisa visualizar – seja em um quadro físico ou em um quadro digital de Kanban, as etapas do processo que você utiliza atualmente para entregar seu trabalho ou seus serviços. Dependendo da complexidade de seu processo e de sua combinação de trabalho (os diferentes tipos de itens de trabalho em que você trabalha e entrega), seu quadro Kanban pode ser muito simples ou muito elaborado. Uma vez visualizado seu processo, então você pode visualizar o trabalho atual que você e sua equipe estão fazendo.

Isto pode ser feito com adesivos ou cartões com cores diferentes para representar ou diferentes classes de serviço ou pode ser simplesmente o tipo de trabalho diferente (no SwiftKanban, as cores significam os diferentes tipos de itens de trabalho). Se você acha que pode ser útil, seu quadro Kanban pode ter faixas diferentes, uma para cada classe de serviço ou para cada tipo de item de trabalho. Entretanto, inicialmente, para manter as coisas simples, você também poderia ter apenas uma única faixa para gerenciar todo o seu trabalho – e fazer qualquer reformulação do quadro mais tarde.

• Limite de WIP (Work in Progress): Limitar o trabalho em progresso (WIP) é fundamental para a implementação do Kanban – um “sistema de puxada”. Ao limitar o WIP, você encoraja sua equipe a concluir primeiro o trabalho em mãos antes de assumir um novo trabalho. Assim, o trabalho atualmente em andamento deve ser concluído e marcado como feito. Isto cria capacidade no sistema para que novos trabalhos possam ser puxados pela equipe. Inicialmente, pode não ser fácil decidir quais devem ser seus limites de WIP. Na verdade, você pode começar sem limites de WIP. O grande Don Reinertsen sugere (ele sugeriu uma das conferências da Lean Kanban) que você pode começar sem limites de WIP e simplesmente observar o trabalho inicial em andamento à medida que sua equipe começa a utilizar o Kanban. Uma vez que você tenha dados suficientes, defina os limites de WIP para cada etapa do fluxo de trabalho (cada coluna de seu quadro Kanban) como sendo igual à metade do WIP médio.

Tipicamente, muitas equipes começam com um limite WIP de 1 a 1,5 vezes o número de pessoas trabalhando em uma etapa específica. Limitar o WIP e colocar os limites de WIP em cada coluna do quadro não só ajuda os membros da equipe a terminarem primeiro o que estão fazendo antes de assumir novas tarefas – mas também comunica ao cliente e a outras partes interessadas que há uma capacidade limitada de fazer trabalho para qualquer equipe – e eles precisam planejar cuidadosamente o trabalho que pedem à equipe fazer.

“Um efeito colateral interessante dos sistemas puxado é que eles limitam o trabalho em andamento (WIP) à quantidade acordada.” – David J. Anderson Click To Tweet

• Gerenciar Fluxo: Gerenciar e melhorar o fluxo é o ponto crucial de seu sistema Kanban depois de ter implementado as duas primeiras práticas. Um sistema de Kanban ajuda a gerenciar o fluxo, destacando as várias etapas do fluxo de trabalho e o status do trabalho em cada etapa. Dependendo de como o fluxo de trabalho é definido e os limites de WIP são definidos, você observará seja um fluxo suave dentro dos limites de WIP ou um trabalho que se acumula à medida que algo fica atrasado e começa a atrasar a capacidade. Tudo isso afeta a rapidez com que o trabalho se desenvolve do início ao fim do fluxo de trabalho (algumas pessoas o chamam de fluxo de valor). O Kanban ajuda sua equipe a analisar o sistema e fazer ajustes para melhorar o fluxo de forma a reduzir o tempo necessário para completar cada trabalho.

Um aspecto chave deste processo de observar seu trabalho e resolver/eliminar gargalos é observar as etapas intermediárias de espera (as etapas intermediárias ao DONE (Pronto)) e ver quanto tempo os itens de trabalho permanecem nestas “etapas de entrega”. Como você aprenderá, reduzir o tempo gasto nestas etapas de espera é a chave para reduzir o Tempo do Ciclo. Conforme você melhora o fluxo, a entrega do trabalho de sua equipe se torna mais suave e mais previsível. À medida que se torna mais previsível, torna-se mais fácil para você assumir compromissos seguros com seu cliente sobre quando será feito qualquer trabalho que você esteja fazendo para ele. Melhorar sua capacidade de prever os tempos de conclusão de forma segura é uma grande parte da implementação de um sistema Kanban!

• Tornar explícitas as políticas de processo: Como parte da visualização de seu processo, faz sentido também definir e visualizar explicitamente, suas políticas (regras ou diretrizes de processo) para como você faz o trabalho que faz. Ao formular diretrizes explícitas do processo, você cria uma base comum para que todos os participantes entendam como fazer qualquer tipo de trabalho no sistema. As políticas podem ser em nível de diretoria, em nível de faixa e para cada coluna. Elas podem ser uma checklist de etapas a serem feitas para cada item de trabalho, tipo, critérios de entrada/saída para cada coluna, ou qualquer coisa que ajude os membros da equipe a administrar bem o fluxo de trabalho no quadro. Exemplos de diretrizes explícitas incluem a definição de quando uma tarefa é concluída, a descrição de faixas ou colunas individuais, quem puxa em que momento, etc. As diretrizes devem ser definidas explicitamente e visualizadas geralmente no topo do quadro e em cada faixa e coluna.

• Implementar Loops de Feedback: Os loops de feedback são uma parte essencial de qualquer bom sistema. A Metodologia Kanban incentiva e ajuda você a implementar loops de feedback de diferentes tipos – etapas de revisão em seu fluxo de trabalho do quadro Kanban, métricas e relatórios e uma série de sugestões visuais que lhe fornecem feedback contínuo sobre o progresso do trabalho – ou a falta dele – em seu sistema. Enquanto o mantra de “Falhe rápido!” pode não ser intuitivamente compreendido por muitas equipes, a ideia de obter feedback antecipadamente, especialmente se você estiver no caminho errado com seu trabalho, é crucial para no final entregar o trabalho, produto ou serviço correto ao cliente no menor tempo possível. Os loops de feedback são fundamentais para garantir isso.

• Melhorar Colaborativamente, Evoluir Experimentalmente (usando o método científico): A Metodologia Kanban é um processo de melhoria evolutivo. Ele ajuda você a adotar pequenas mudanças e melhorar gradualmente em um ritmo e tamanho que sua equipe pode lidar facilmente. Ele incentiva o uso do método científico – você formula uma hipótese, você a testa e faz mudanças dependendo do resultado do seu teste. Como uma equipe que implementa os princípios Lean/Ágil, sua tarefa principal é avaliar seu processo constantemente e melhorar continuamente conforme a necessidade e o possível.

O impacto de cada mudança que você faz pode ser observado e medido usando os diversos sinais que seu sistema Kanban lhe fornece. Usando estes sinais, você pode avaliar se uma mudança está ajudando você a melhorar ou não, e decidir se deve mantê-la ou tentar algo diferente. Os sistemas Kanban ajudam a coletar muitos dos dados de desempenho de seu sistema – seja manualmente, se você usar um quadro físico, ou automaticamente, se você usar uma ferramenta como o SwiftKanban. Usando estes dados e as métricas que eles ajudam a gerar, você pode facilmente avaliar se seu desempenho está melhorando ou diminuindo – e ajustar seu sistema conforme necessário.

Como o Kanban funciona? – O Conceito

O Kanban é um sistema de gerenciamento de mudanças evolutivo e sem interrupções. Isto significa que o processo existente é melhorado em pequenas fases. Ao implementar muitas pequenas mudanças (ao invés de uma grande), o risco para o sistema geral é reduzido.

A abordagem evolucionária do Kanban leva a pouca ou nenhuma resistência na equipe e nas partes interessadas envolvidas. O primeiro passo na introdução do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. Isto é feito na forma de um quadro Kanban que consiste de um simples quadro branco e notas ou papéis adesivos. Cada papel no quadro representa uma tarefa.

Em um modelo clássico de quadro Kanban, há três colunas, como mostrado na figura acima:

• “A Fazer”: Esta coluna lista as tarefas que ainda não foram iniciadas. (também conhecido como “backlog”)
• “Fazendo”: Consiste nas tarefas que estão em andamento.
• “Feito”: Consiste nas tarefas que são completadas.

Esta simples visualização por si só leva a uma grande transparência sobre a distribuição do trabalho, bem como sobre os gargalos existentes, se existirem. Naturalmente, as placas Kanban podem mostrar fluxos de trabalho elaborados dependendo da complexidade do fluxo de trabalho e da necessidade de visualizar e examinar partes específicas do fluxo de trabalho para identificar os gargalos a fim de removê-los.

O conceito de FLUXO

No coração do Kanban está o conceito de “Fluxo”. Isto significa que os cartões devem fluir através do sistema da maneira mais uniforme possível, sem longos tempos de espera ou bloqueios. Tudo o que dificulta o fluxo deve ser examinado de maneira crítica. O Kanban tem diferentes técnicas, métricas e modelos, e se estes forem aplicados de forma consistente, pode levar a uma cultura de melhoria contínua (kaizen).

O conceito de Fluxo é fundamental, e ao medir as métricas de Fluxo e trabalhar para melhorá-las, você pode melhorar drasticamente a velocidade de seus processos de entrega enquanto reduz o tempo de ciclo e melhora a qualidade de seus produtos ou serviços, obtendo um feedback mais rápido de seus clientes – internos ou externos. Isto é abordado em grande detalhe no livro “Actionable Agile” de Dan Vacanti.

Limites de WIP no Kanban

Um aspecto chave do Kanban é reduzir a quantidade de tarefas múltiplas que a maioria das equipes e trabalhadores do conhecimento são propensos a fazer e, em vez disso, encorajá-los a “Parar de Começar! E Começar a Acabar!”, um mantra criado pelo Dr. Arne Roock (do www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Os limites definidos em cada etapa do fluxo de trabalho em um quadro Kanban encorajam os membros da equipe a terminar o trabalho em mãos e só então retomar a próxima parte do trabalho.

Não force a visualização, transparência e limites de WIP em nenhum departamento que não seja voluntário para colaborar” – David J. Anderson Click To Tweet

Exemplos de Sistemas Kanban

A beleza de Kanban está em sua simplicidade. Entretanto, o Kanban não se trata apenas de visualizar um processo em um quadro branco (ou um quadro eletrônico) e trabalhar com adesivos ou cartões eletrônicos. Como você pode ver acima, é muito mais do que isso. Você se beneficiará verdadeiramente de sua implementação se aplicar todos os princípios e práticas de uma maneira metodológica.

As tendências atuais de todo o mundo mostram que o Kanban está ganhando popularidade e está sendo usado em inúmeras áreas diferentes, desde pequenas agências e startups até organizações tradicionais de todos os tamanhos.

Kanban em TI e Software

Kanban não é um desenvolvimento de software ou uma metodologia de gerenciamento de projeto – David deixa isso muito claro em seu “Blue Book”. Kanban não diz nada sobre como um software deve ser desenvolvido. Nem mesmo diz nada sobre como os projetos de software devem ser planejados e implementados.

Portanto, Kanban não é um framework como o Scrum. Em vez disso, o objetivo do Kanban é melhorar continuamente o próprio processo de trabalho. Kanban foi usado nas operações de desenvolvimento de software da Microsoft em 2004. Desde então, Kanban foi adotado com entusiasmo nas equipes de TI, Ops, DevOps e aplicativos / software.

A beleza do Kanban é que ele pode ser aplicado a qualquer processo ou metodologia. Se você já está usando métodos Ágeis como Scrum, XP e outros, ou métodos mais tradicionais – cascata, iterativo, etc. – você pode aplicar Kanban em cima disso para começar a melhorar gradualmente seus processos, reduzir o tempo de ciclo e melhorar seu fluxo. No processo, você se encontrará no caminho da entrega contínua de recursos, produtos ou serviços.

Kanban in Lean/ Agile software/ product development

Equipes de desenvolvimento de software e produtos tecnológicos adotaram o Kanban como uma forma de implementar os princípios Lean e Agile. O Método Kanban fornece às equipes de tecnologia um grande conjunto de princípios para visualizar seu trabalho, entregar produtos e serviços continuamente e obter o feedback dos clientes com mais frequência e com maior rapidez. Consequentemente, ele está ajudando as equipes a chegar mais rapidamente ao mercado com maior fidelidade ao que os clientes querem desses produtos e serviços.

A definição de Kanban na área de TI passou por sua própria evolução nos últimos 3 – 5 anos. Hoje, o Kanban é considerado um método que traz agilidade na gestão e melhoria da prestação de serviços de forma gradual e evolutiva.

Além disso, o Método Kanban fornece importantes princípios e técnicas para melhor gerenciar os compromissos do Acordo de Nível de Serviço (SLA), entregando os produtos ao mercado a tempo e minimizando o risco e o custo de atrasos. Usando conceitos como Classe de Serviços, o Kanban ajuda os clientes e as equipes de entrega a colaborar efetivamente e ajuda a garantir que as coisas certas estejam sendo trabalhadas no momento certo.

O surgimento do Kanban Upstream, Kanban Portfólio e Enterprise Services Planning nos últimos anos proporcionou às empresas uma razão ainda maior para implementar o Kanban para alcançar a agilidade empresarial e melhorar o desempenho do mercado.

Kanban como um Caminho Alternativo para a Agilidade Empresarial

A Metodologia Kanban ajuda você a melhorar gradualmente a entrega de seus produtos e serviços. Ele o faz ajudando-o a eliminar gargalos em seu sistema, melhorar o fluxo e reduzir o tempo de ciclo. Ele o ajuda a entregar mais continuamente e obter feedback mais rápido para fazer quaisquer mudanças que possam ser necessárias para seu cliente.

Ele o ajuda a tornar-se mais ágil. Em geral, o Kanban permite todos os princípios do Manifesto Ágil e ajuda você a entregar produtos e serviços que seu mercado realmente precisa. Se você está utilizando Scrum e outras técnicas ou metodologias Ágeis, o Kanban o ajuda a melhorar seus processos para um melhor desempenho de suas equipes e organizações.

Kanban além de Software e TI

Dadas suas raízes no setor de produção, o Kanban é um encaixe natural também em processos de negócios fora de TI, com enormes benefícios para organizações que desejam se tornar enxutas e ágeis e fornecer produtos e serviços de alta qualidade de forma ágil.

Enquanto as organizações de produtos e serviços de médio e grande porte, especialmente as empresas de produção de alta tecnologia, vêm implementando iniciativas Lean/6-Sigma há vários anos, o Kanban possibilita todos os tipos de empresas e funções comerciais, tais como RH, Marketing, Vendas, Compras e assim por diante.

O Kanban também está sendo aplicado em contextos tradicionais de gerenciamento de projetos, tais como projetos de construção e engenharia. Uma grande variedade de organizações, empresas de recrutamento, agências de publicidade, companhias de seguros e muitas outras estão buscando no Kanban a racionalização de suas operações, eliminando desperdícios e melhorando drasticamente o rendimento e a qualidade.

Recursos adicionais que podem ser de interesse para o Kanban –

• Como posso começar?
• O que é Scrumban?
• O que é um Quadro Kanban?
• Como posso gerenciar meu projeto/ função usando Kanban?

Você também pode se inscrever para os próximos webinars sobre Kanban – ou assistir alguns excelentes webinars anteriores conduzidos por líderes de opinião, tais como David Anderson e vários outros líderes de opinião!

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