O Kanban é amplamente utilizado em Agile software e por equipes de TI ajudando-os a priorizar e entregar trabalhos importantes no prazo certo, estimulando a colaboração e reduzindo o desperdício na forma de atrasos e trabalho sem importância.
Embora o Kanban seja amplamente utilizado na área de TI e software, ele pode ser aplicado a todo trabalho de conhecimento onde quer que haja um fluxo de trabalho envolvendo descoberta de conhecimento/agregação de valor até que seja entregue a seu cliente pretendido. Isto se aplica até mesmo às coisas que fazemos no nosso dia-a-dia, o que pode ser feito de forma muito mais eficiente apenas pela implementação dos princípios do Kanban.
Esta adaptação do Kanban para uso pessoal é chamada de Kanban Pessoal.
O Kanban Pessoal é uma simplificação do método Kanban original e foi criado por Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry. (Leitura recomendada – Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life) Pode ser usado por indivíduos – trabalhadores especializados, estudantes, construtores profissionais de casas, etc., – para melhorar a própria eficiência pessoal na conclusão do trabalho que precisamos fazer e nos tornar muito mais produtivos.
Todos nós temos um monte de coisas que precisamos realizar. Sendo otimistas por natureza, temos a tendência de assumir mais coisas do que podemos lidar. Pagando uma conta, fazendo compras, pequenos – e grandes – projetos pessoais (planejamento financeiro?!), a lista continua. Queremos fazê-los, mas procrastinamos, adiamos, esquecemos – até não conseguirmos. Temos muitas coisas que precisamos fazer, pegamos coisas demais (muitas bolas no ar), e o resultado? – nada é concretizado. As coisas são empurradas para fora, esquecidas ou, pior, mal feitas!
É aqui que o Kanban – ou Kanban Pessoal – brilha. O Kanban Pessoal possui apenas 2 princípios básicos –
Diz-se que 90% das informações processadas por nosso cérebro são visuais, e nós tendemos a processar imagens 60.000x mais rápido que o texto. Portanto, ter algo que é visual sempre funciona para nós humanos e o Kanban é essencialmente um processo de gerenciamento visual.
No Kanban Pessoal – você visualiza seu trabalho em um quadro Kanban. Um quadro Kanban básico consiste em 3 colunas, “Para Fazer” (ou “Opções”), “Fazendo” e “Feito”.
O primeiro passo é listar todas as tarefas que você tem em mente e aquelas que você gostaria de completar na coluna “Fazer”. Ao decidir executar qualquer tarefa específica de sua lista de itens, você a move para a coluna “Fazendo” ou “Em progresso”. Uma vez que esteja feito, você o move para a coluna “Feito”.
A coluna “Feito” lista todas as tarefas concluídas. Ver tudo que realizamos apresentado em um quadro visual marcado como “Feito” nos dá um forte senso de motivação para continuar e continuar executando!
Esta é a regra crítica. Todos nós temos muito o que fazer. Acreditamos que podemos realizar com sucesso múltiplas tarefas – assumir múltiplos itens de trabalho e completá-los para a satisfação de todos. Entretanto, as últimas pesquisas mostram que o cérebro humano não é adepto da multitarefa! Quanto mais tentamos executar multitarefas, pior se torna a qualidade de nosso trabalho.
O Kanban incentiva você a limitar a quantidade de trabalho que você faz a qualquer momento, e terminar o que você já começou antes de assumir qualquer coisa nova. “Pare de começar! Comece a terminar!” é o mantra do Kanban. Ele o ajuda (o obriga!) a selecionar o trabalho mais importante – e não apenas o mais urgente – e completá-lo primeiro.
No quadro Kanban, você define o número máximo de tarefas que você irá assumir de cada vez. Esse número é chamado de seu Limite WIP (Limite de em progresso) – e ao colocá-lo no quadro, você está se forçando a não assumir mais trabalho do que você realmente pode lidar.
Inicialmente pode parecer estranho – e constrangedor – definir e viver dentro de – Limites WIP. Eles podem até parecer contra-intuitivos, pois você pode sentir que fará menos trabalho e realizará menos. No entanto, com o tempo, você se verá completando mais trabalho/tarefas do que no passado – e com melhor qualidade e melhores resultados (satisfação sua ou de seu cliente – seu cônjuge, filho, professor ou colega de trabalho, por exemplo), que é o que importa em última instância.
Limitar seu trabalho o ajuda a reduzir o número de coisas que você diz “Sim” – e o ajuda a dizer “Não” quando isso é importante. Ajuda você a se concentrar em coisas que são verdadeiramente importantes para você, e a fazê-las de maneira oportuna com o nível certo de foco e qualidade.
Montar seu quadro de Kanban Pessoal é simples. Tudo que você precisa é de um quadro branco e alguns adesivos/papéis-adesivos para começar. Basta desenhar 3 colunas como mostrado na imagem abaixo, com “Para Fazer”, “Em Progresso” (ou Fazendo) e “Feito”.
É simples assim! Fará uma enorme diferença em sua vida, especialmente se você for um típico trabalhador especializado moderno com muitas tarefas em mãos, tentando descobrir como concluir elas todas.
Para ter um quadro Kanban “saudável”, siga estas 3 dicas simples:
Dentro de um curto período de tempo, você perceberá que está completando a maioria das tarefas que você começa. Você está prestando atenção ao que é importante. E você tem “clientes” felizes e satisfeitos ao seu redor; o cliente mais importante é você!
Uma das maiores vantagens do Kanban Pessoal é sua simplicidade. Se você gosta do conceito, você pode começar a usá-lo assim que terminar de ler este artigo! Além disso, seu aspecto de visualização nos facilita muito, permitindo-nos identificar imediatamente como nosso trabalho está progredindo, o que já foi feito e o que está por vir.
Mais tarde, uma vez acostumado, você pode se ramificar e fazer coisas mais sofisticadas – como combinar o Kanban Pessoal com o método GTD, sigla para “Getting Things Done” (Terminando Tarefas), como descrito neste artigo.
Compre um quadro branco, alguns canetões coloridos e alguns papéis-adesivos – isso é tudo!
Desenhe seu quadro e você está pronto para começar!
Caso você tenha uma família ou um escritório “distribuído”, você pode considerar o uso de uma ferramenta eletrônica de Kanban como o SwiftKanban! Ter uma ferramenta online também garante que seu quadro Kanban possa ser usado em movimento e que você tenha acesso a ele, não importa onde você esteja.
O SwiftKanban é um Software Kanban versátil que pode ser usado para configurar seu quadro de Kanban Pessoal. Temos até mesmo um modelo pronto que ajuda você a começar imediatamente e é GRATUITO. Além disso, temos o aplicativo móvel SwiftKanban que funciona perfeitamente em conjunto com a aplicação web. Você pode fazer uma lista de tarefas a fazer e adicionar tarefas onde e quando quiser.
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