Refinamento do Backlog: O que é e Por que e Como Fazer

Você já o fez.

Você projetou com sucesso a grande imagem de seu produto e criou um backlog com tudo o que ele precisa fazer.

Os itens são curtos e diretos. Você os entende, mas, você se pergunta: outras pessoas também entenderão?

O refinamento do backlog é uma boa maneira de preencher quaisquer lacunas.

O que é Refinamento de Backlog?

No Scrum, o Refinamento do Backlog é um processo contínuo no qual o proprietário do produto e a equipe de desenvolvimento colaboram para garantir que os itens no Backlog do Produto:

• são entendidas da mesma forma por todos os envolvidos (entendimento compartilhado),
• possuem uma estimativa de tamanho para a complexidade (relativa) e o esforço de sua implementação, e
• são ordenados de acordo com sua prioridade em termos de valor comercial e esforço necessário.

Resumindo: Refinamento de Backlog é criar um entendimento compartilhado sobre o que o Produto fará e não fará, sobre o esforço necessário para implementá-lo, e a ordem na qual você fará isso.

Por Que o Refinamento do Backlog é Importante?

Vamos inspecionar os objetivos do Refinamento do Backlog a partir da seção anterior.

• Sem o entendimento compartilhado, você corre o risco de implementar a coisa errada, desperdiçando esforço e tendo que retrabalhar a implementação para que ela seja correta.
• Sem dimensionar cada item, você não está levando em conta o “custo” dos itens e corre o risco de ultrapassar itens de alto valor, de alto custo e subestimar itens de menor valor, de menor custo.
• Sem ordenar seu Backlog de Produtos em ordem decrescente de prioridade, você corre o risco de trabalhar em itens que não são tão importantes, e esquecer itens importantes.

Algumas outras razões pelas quais o refinamento do backlog é importante:

• Ele melhora a eficiência da reunião de Planejamento de Sprint porque a maioria das perguntas já estão respondidas.
• Mantém o Backlog de Produtos focado, limpo e relevante, para que você não sinta que está se afogando em uma lista Para Fazer sempre crescente .
• Ele aproveita os benefícios da colaboração no detalhamento das histórias de usuários e defeitos.
• Cria um entendimento compartilhado dentro da Equipe Scrum e das partes interessadas ao seu redor.

Qual é a Diferença com o Backlog Grooming?

Não há diferença. O refinamento de backlog costumava ser chamado de backlog grooming. Ele mudou porque “grooming” se tornou uma palavra obscena.

Também é chamado de tempo de história, pré-planejamento e gerenciamento de backlog.

Quando é o Melhor Momento para o Refinamento do Backlog?

Não há melhor momento.

O refinamento do backlog é uma atividade contínua. Não apenas para o Gerente de Produto, mas para toda a equipe.

O Product Owner pode refinar itens no backlog a qualquer momento, dentro ou fora de uma reunião. O Scrum Master e os membros da equipe de desenvolvimento também podem atualizar os itens a qualquer momento. Normalmente sob a direção do Product Owner.

O que Acontece no Refinamento do Backlog?

Atividades no Refinamento do Backlog

O refinamento do Backlog consiste em criar um entendimento compartilhado sobre o que o Produto fará, não fará e sobre o que será necessário para criá-lo.

• Descoberta de Produto, tanto inicialmente, por exemplo, através do Mapeamento de Histórias, quanto de forma contínua.
• Identificar e remover itens que pareciam bons, mas que não são mais relevantes.
• Melhorar a clareza e evitar mal-entendidos, adicionando detalhes na preparação da implementação. Por exemplo, acrescentando exemplos, restrições, casos limite e critérios de aceitação.
• Dividir itens grandes em itens menores. Os itens menores são mais focados e gerenciáveis e são mais fáceis de serem dimensionados.
• Dimensionamento de itens, incluindo o redimensionamento deles
  • quando tiverem ficado no Backlog de Produtos por mais tempo do que o previsto.
  • como uma verificação de sanidade quando eles estão prontos para implementação.
• Priorizar itens e re-priorizar quando você adiciona mais detalhes ou ganha novos conhecimentos.
• Identificar riscos e obstáculos para itens próximos à implementação.

O resultado destas atividades deve ser um Backlog de Produtos que é DEEP. Um acrônimo cunhado por Roman Pichler:

• Detalhado apropriadamente. Mais detalhes para os itens que você implementará em breve. Naturalmente, ao detalhar suas histórias de usuários, você vai querer manter em mente os critérios do INVEST (veja Histórias de Usuário).
• Emergente. Você pode refletir facilmente novos insights adicionando, mudando e removendo itens.
• Estimado. Cada item é aproximadamente estimado ou dimensionado. E redimensionado para novas informações e à medida que um item se aproxima da implementação.
• Priorizado.

Mantendo o backlog DEEP, garante que os itens com maior prioridade, os que estão no topo do Backlog de Produtos, tenham um nível de refinamento que esteja pronto para implementação.

Os itens com menor prioridade, os mais abaixo, podem e devem ter menos esforço investido neles e ter menos detalhes. Isso faz parte de como você maximiza o trabalho não feito.

Invista em uma Definição de Pronto

Semelhante a uma Definição de Feito, ajuda você a detalhar as histórias dos usuários a um nível consistente. Ela especifica o que uma história de usuário precisa incluir antes que você a aceite para implementação em um Sprint. Por exemplo:

• O objetivo do item – como ele irá ajudar um cliente ou usuário a fazer seu trabalho.
• O valor comercial que ele proporcionará (pelo Product Owner).
• Uma estimativa da complexidade e do esforço necessários (pela Equipe de Desenvolvimento).

Quanto Tempo Deve Levar o Refinamento do Backlog?

O Guia do Scrum não diz nada sobre quanto tempo o Refinamento do Backlog deve levar. Ele apenas especifica que normalmente não leva mais de 10% da capacidade da Equipe de Desenvolvimento.

O Product Owner não faz parte da Equipe de Desenvolvimento e pode investir tanto tempo quanto necessário e pode contar com a ajuda de outros membros da Equipe Scrum.

Transformar uma história em um Spike, é uma forma de tornar isso explícito e evitar que ela se alimente desses 10%.

Reuniões de Refinamento do Backlog

Quando é o Melhor Momento para uma Reunião de Refinamento de Backlog?

Não há melhor momento.

Tenha em mente que o Refinamento do Backlog é uma atividade contínua, não uma reunião.

Ainda assim, muitas equipes gostam de fazer uma reunião para rapidamente dimensionar as histórias dos usuários. Um dimensionamento inicial para novas histórias, ou um redimensionamento para histórias que tenham sido refinadas desde que foram adicionadas. Também não há um melhor momento para estas reuniões de dimensionamento.

• Algumas equipes gostam de fazer isso cedo em um Sprint, quando os insights da inspeção (Sprint Review) e retrospectiva (Retrospective) ainda estão frescos.
• Outros preferem fazê-lo no final, para que as discussões de refinamento ainda estejam frescas ao planejar a próxima iteração.
• E outros ainda o fazem no meio da iteração e alternam as reuniões de Refinamento de Backlog e Planejamento de Sprint.

Se você acha que não deve fazer perto do final de um Sprint, provavelmente está reduzindo o refinamento demais. Você realmente deveria ter pelo menos 2 ou 3 Sprints de itens totalmente refinados. Isso também garante que você tenha tempo suficiente para responder a qualquer pergunta.

Quem Participa de uma Reunião de Refinamento de Backlog?

O Product Owner sempre participa. Quem mais participa pode variar de acordo com os itens a serem refinados.

Os participantes em potencial são

• Membros da Equipe de Desenvolvimento
• Representantes do Sucesso ou Suporte ao Cliente
• Outras partes interessadas do negócio
• Membros da equipe de QA (se você ainda tiver equipes de desenvolvimento e QA separadas)

O Scrum Master não é necessário na reunião, mas é importante para ajudar o resto da equipe a entender o que faz um bom item de Backlog de Produtos e como priorizá-los para maximizar o valor entregue.

Quem Facilita Uma Reunião de Refinamento do Backlog?

Com bastante frequência, será o Product Owner.

Embora lógico, traz a desvantagem de que o Product Owner tem um grande interesse na direção e no resultado das discussões.

Fazer com que o Scrum Master facilite é um passo na direção certa, pois ele não tem um papel oficial na reunião e pode ser mais objetivo.

A melhor escolha para um facilitador, no entanto, é alguém sem uma participação no resultado e com excelente habilidade de facilitação. Alguém que possa reservar espaço para todos, garantir que todos se sintam ouvidos e que as discussões não corram em círculos.

Você Está Pronto para Agitar o Seu Refinamento do Backlog?

Chegou a hora de dizer adeus.

Adeus às histórias que não são mais do que títulos em formato de modelo de história de usuário.

Adeus para adivinhar do que se trata realmente uma história de usuário.

Agora você sabe porque o Refinamento de Backlog é tão importante. E você sabe quais as atividades a serem realizadas.

Agora, é hora de reunir suas tropas e criar uma compreensão compartilhada de suas histórias de usuários e priorizá-las em valor e custo.

Você está pronto?

Então vai para cima e mande ver!