¿Qué es Kanban?

Kanban 101

Visión general del método Kanban

Kanban es un sistema visual para gestionar el trabajo a medida que avanza en un proceso. Kanban visualiza tanto el proceso (el flujo de trabajo) como el trabajo real que pasa por ese proceso. El objetivo de Kanban es identificar posibles cuellos de botella en el proceso y solucionarlos para que el trabajo pueda fluir a través de él de forma rentable y a una velocidad o rendimiento óptimos.

TRIVIA – Kanban, también escrito «kamban» en japonés, se traduce como «cartel» («signboard» en chino) que indica la «capacidad disponible (para trabajar)». Kanban es un concepto relacionado con la producción ajustada y justo a tiempo (JIT), donde se utiliza como un sistema de programación que indica qué producir, cuándo producirlo y cuánto producir.

¿Cuál es el origen de Kanban? – Breve historia de Kanban

Taiichi OhnoTodo comenzó a principios de los años 40. El primer sistema Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno (ingeniero industrial y empresario) para la empresa automovilística Toyota en Japón. Se creó como un sencillo sistema de planificación, cuyo objetivo era controlar y gestionar de forma óptima el trabajo y las existencias en cada fase de la producción.

Una razón clave para el desarrollo de Kanban fue la inadecuada productividad y eficiencia de Toyota en comparación con sus rivales automotrices estadounidenses. Con Kanban, Toyota consiguió un sistema de control de la producción «justo a tiempo», flexible y eficiente, que aumentó la productividad al tiempo que redujo el costoso inventario de materias primas, materiales semiacabados y productos acabados.

Un sistema Kanban controla idealmente toda la cadena de valor, desde el proveedor hasta el consumidor final. De este modo, ayuda a evitar la interrupción del suministro y el exceso de existencias de mercancías en las distintas etapas del proceso de fabricación. El sistema Kanban requiere una supervisión continua del proceso. Hay que prestar especial atención para evitar cuellos de botella que puedan ralentizar el proceso de producción. El objetivo es lograr un mayor rendimiento con menores plazos de entrega. Con el paso del tiempo, Kanban se ha convertido en una forma eficaz en diversos sistemas de producción.

Toyota Factory Kanban

¿Qué es el método Kanban?

Mientras que el kanban fue introducido por Taiichi Ohno en la industria manufacturera, es David J. Anderson quien fue el primero en aplicar el concepto a las TI, al desarrollo de software y al trabajo del conocimiento en general en el año 2004. David se basó en los trabajos de Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker y otros para definir el método Kanban, con conceptos como los sistemas pull, la teoría de colas y el flujo. Su primer libro sobre Kanban «Kanban: Cambio evolutivo exitoso para su negocio tecnológico», publicado en 2010, es la definición más completa del Método Kanban para el trabajo del conocimiento.

Kanban Board

El método Kanban es un proceso para mejorar gradualmente cualquier cosa que se haga, ya sea desarrollo de software, TI/operaciones, contratación de personal, marketing y ventas, compras, etc. De hecho, casi cualquier función empresarial puede beneficiarse de la aplicación de los principios de la metodología Kanban.

El cuerpo de conocimientos de Kanban se ha abstraído y beneficiado de los trabajos de varios líderes de pensamiento desde que se escribió el libro original. Personas como Don Reinertsen (autor de Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pionero de Personal Kanban) y varios otros.

Kanban no es una metodología de ciclo de vida de desarrollo de software ni un enfoque de gestión de proyectos. Requiere que algún proceso ya esté en marcha para que Kanban pueda ser aplicado para cambiar incrementalmente el proceso subyacente. – DJA

Principios y prácticas de Kanban

El método Kanban sigue un conjunto de principios y prácticas para gestionar y mejorar el flujo de trabajo. Es un método evolutivo y no disruptivo que promueve mejoras graduales en los procesos de una organización. Si sigue estos principios y prácticas, podrá utilizar con éxito Kanban para maximizar los beneficios de su proceso de negocio – mejorar el flujo, reducir el tiempo del ciclo, aumentar el valor para el cliente, con una mayor previsibilidad – todo lo cual es crucial para cualquier negocio hoy en día.

Try Kanban

A continuación se presentan los cuatro principios fundamentales y las seis prácticas básicas de la metodología Kanban:

4 Principios Fundamentales::

  1. Empezar con lo que se está haciendo ahora
  2. Acepte realizar un cambio incremental y evolutivo
  3. Respetar inicialmente las funciones, las responsabilidades y los cargos actuales
  4. Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles
  • Comience con lo que está haciendo ahora: El Método Kanban (en lo sucesivo, sólo Kanban) hace mucho hincapié en no hacer ningún cambio en su configuración/proceso actual de inmediato. Kanban debe aplicarse directamente al flujo de trabajo actual. Cualquier cambio necesario puede ocurrir gradualmente durante un período de tiempo a un ritmo con el que el equipo se sienta cómodo.
  • Acepte realizar un cambio incremental y evolutivo: Kanban le anima a hacer pequeños cambios incrementales en lugar de hacer cambios radicales que podrían conducir a la resistencia dentro del equipo y la organización.
  • Inicialmente, respete los roles, responsabilidades y títulos de trabajo actuales: A diferencia de otros métodos, Kanban no impone ningún cambio organizativo por sí mismo. Por lo tanto, no es necesario hacer cambios en los roles y funciones existentes que pueden estar funcionando bien. El equipo identificará e implementará en colaboración los cambios necesarios. Estos tres principios ayudan a las organizaciones a superar la típica resistencia emocional y el miedo al cambio que suelen acompañar a cualquier iniciativa de cambio en una organización.
  • Fomentar los actos de liderazgo en todos los niveles: Kanban fomenta la mejora continua en todos los niveles de la organización y dice que los actos de liderazgo no tienen que provenir únicamente de los altos directivos. Las personas de todos los niveles pueden aportar ideas y mostrar su liderazgo para implementar cambios que mejoren continuamente la forma de ofrecer sus productos y servicios.

Simple Kanban Board

 TRIVIA – Un gran ejemplo de sistema Imperial-Palace-JapanKanban se utiliza hoy en día en los Jardines del Palacio Imperial de Tokio , en Japón. Aquí el personal utiliza un método infalible para limitar el flujo de visitantes. Cada visitante recibe una tarjeta de plástico a la entrada, que debe devolver al salir del jardín. Como el número total de tarjetas es significativamente limitado, sólo un número determinado de visitantes puede pasear por el palacio en un momento dado. Los nuevos visitantes tienen que esperar en la cola hasta que la siguiente tarjeta/ranura esté disponible. El acceso al palacio es gratuito, pero sólo se concede si las tarjetas preasignadas están disponibles.

6 Prácticas básicas del método Kanban:

  1. Visualizar el flujo de trabajo
  2. Limitar el WIP (trabajo en curso)
  3. Gestionar el flujo
  4. Hacer explícitas las políticas de los procesos
  5. Implementar bucles de retroalimentación
  6. Mejorar en colaboración, evolucionar experimentalmente
  • Visualizar el flujo de trabajo: Este es el primer paso fundamental para adoptar e implementar el Método Kanban. Es necesario visualizar -ya sea en un tablero físico o en un tablero Kanban electrónico- los pasos del proceso que actualmente utiliza para entregar su trabajo o sus servicios. Dependiendo de la complejidad de su proceso y de su mezcla de trabajo (los diferentes tipos de elementos de trabajo que usted trabaja y entrega), su tablero Kanban puede ser muy simple o muy elaborado. Una vez que visualice su proceso, podrá visualizar el trabajo actual que usted y su equipo están realizando.
  • Esto puede ser en forma de stickies o tarjetas con diferentes colores para significar las diferentes clases de servicio o podría ser simplemente los diferentes tipos de elementos de trabajo. (En SwiftKanban, los colores significan los diferentes tipos de elementos de trabajo). Si usted cree que puede ser útil, su tablero Kanban puede tener diferentes carriles de natación, uno para cada clase de servicio o para cada tipo de elemento de trabajo. Sin embargo, inicialmente, para mantener las cosas simples, también podría tener un solo swimlane para gestionar todo su trabajo – y hacer cualquier rediseño del tablero más tarde.
  • Limitar el WIP (Trabajo en curso): Limitar el trabajo en curso (WIP) es fundamental para la implementación de Kanban – un «sistema Pull». Al limitar el trabajo en curso, se anima al equipo a completar el trabajo que tiene a mano antes de emprender un nuevo trabajo. Así, el trabajo en curso debe completarse y marcarse como realizado. Así se crea capacidad en el sistema, de modo que el equipo puede retomar nuevos trabajos. Al principio, puede que no sea fácil decidir cuáles deben ser los límites del trabajo en curso. De hecho, puede empezar sin límites de trabajo en curso. El gran Don Reinertsen sugiere (lo hizo en una de las conferencias de Lean Kanban) que puede empezar sin límites de WIP y simplemente observar el trabajo inicial en curso a medida que su equipo empieza a utilizar Kanban. Una vez que tenga suficientes datos, defina los límites de WIP para cada etapa del flujo de trabajo (cada columna de su tablero Kanban) como la mitad del promedio de WIP.
  • Normalmente, muchos equipos comienzan con un límite de WIP de 1 a 1,5 veces el número de personas que trabajan en una etapa específica. Limitar el WIP y poner los límites del WIP en cada columna del tablero no sólo ayuda a que los miembros del equipo terminen primero lo que están haciendo antes de retomar nuevas cosas, sino que también comunica al cliente y a otras partes interesadas que la capacidad de trabajo de cualquier equipo es limitada, y que deben planificar cuidadosamente el trabajo que piden al equipo.
  •  Gestionar el flujo: Gestionar y mejorar el flujo es el quid de su sistema Kanban después de haber implementado las dos primeras prácticas. Un sistema Kanban le ayuda a gestionar el flujo destacando las distintas etapas del flujo de trabajo y el estado del trabajo en cada etapa. Dependiendo de lo bien que se defina el flujo de trabajo y se establezcan los límites de trabajo en curso, observará un flujo suave dentro de los límites de trabajo en curso o el trabajo que se acumula a medida que algo se retrasa y comienza a retener la capacidad. Todo esto afecta a la rapidez con la que el trabajo se desplaza desde el principio hasta el final del flujo de trabajo (algunos lo llaman flujo de valor). Kanban ayuda a su equipo a analizar el sistema y a realizar ajustes para mejorar el flujo con el fin de reducir el tiempo que se tarda en completar cada pieza de trabajo.

Un aspecto clave de este proceso de observación de su trabajo y de resolución/eliminación de los cuellos de botella es observar las etapas de espera intermedias (las etapas intermedias de Hecho) y ver cuánto tiempo permanecen los elementos de trabajo en estas «etapas de traspaso». Como aprenderá, reducir el tiempo que se pasa en estas etapas de espera es la clave para reducir el Tiempo de Ciclo. A medida que mejora el flujo, la entrega de trabajo de su equipo se vuelve más suave y predecible. A medida que se vuelve más predecible, es más fácil para usted hacer compromisos fiables con su cliente sobre cuándo va a terminar cualquier trabajo que esté haciendo para ellos. Mejorar su capacidad de prever los tiempos de finalización de forma fiable es una parte importante de la implementación de un sistema Kanban!

  • Haga explícitas las políticas del proceso: Como parte de la visualización de su proceso, tiene sentido también definir y visualizar explícitamente, sus políticas (reglas de proceso o directrices) para la forma de hacer el trabajo que hace. Al formular directrices de proceso explícitas, se crea una base común para que todos los participantes entiendan cómo realizar cualquier tipo de trabajo en el sistema. Las políticas pueden ser a nivel de tablero, a nivel de carril de natación y para cada columna. Pueden ser una lista de comprobación de los pasos a realizar para cada tipo de elemento de trabajo, criterios de entrada-salida para cada columna, o cualquier cosa que ayude a los miembros del equipo a gestionar bien el flujo de trabajo en el tablero. Algunos ejemplos de políticas explícitas son la definición de cuándo se completa una tarea, la descripción de carriles o columnas individuales, quién tira cuando, etc. Las políticas deben definirse explícitamente y visualizarse normalmente en la parte superior del tablero y en cada carril y columna.

Explicit Policies In Kanban Board

  • Implementar bucles de retroalimentación: Los bucles de retroalimentación son una parte integral de cualquier buen sistema. El Método Kanban te anima y te ayuda a implementar bucles de retroalimentación de varios tipos: etapas de revisión en el flujo de trabajo de tu tablero Kanban, métricas e informes y una serie de señales visuales que te proporcionan una retroalimentación continua sobre el progreso del trabajo -o la falta de él- en tu sistema.Aunque el mantra de «¡Fracasa rápido! Aunque el mantra de «¡Fracasa rápido! ¡Fracasa a menudo!» puede no ser entendido intuitivamente por muchos equipos, la idea de obtener retroalimentación temprana, especialmente si estás en el camino equivocado con tu trabajo, es crucial para, en última instancia, entregar el trabajo correcto, el producto o servicio correcto al cliente en el menor tiempo posible. Los bucles de retroalimentación son fundamentales para garantizar que.

Cfd - Cycle Time Distribution Throughput

  • Mejorar en colaboración, evolucionar experimentalmente (utilizando el método científico): El método Kanban es un proceso de mejora evolutivo. Te ayuda a adoptar pequeños cambios y a mejorar gradualmente a un ritmo y tamaño que tu equipo pueda manejar fácilmente. Fomenta el uso del método científico: se forma una hipótesis, se pone a prueba y se hacen cambios en función del resultado de la prueba. Como equipo que aplica los principios de Lean/Agil, su tarea principal es evaluar su proceso constantemente y mejorar continuamente según sea necesario y posible.

El impacto de cada cambio que realice puede observarse y medirse utilizando las distintas señales que le proporciona su sistema Kanban. Utilizando estas señales, puedes evaluar si un cambio te está ayudando a mejorar o no, y decidir si lo mantienes o pruebas otra cosa. Los sistemas Kanban le ayudan a recopilar muchos de los datos de rendimiento de su sistema, ya sea manualmente, si utiliza un tablero físico, o automáticamente, si utiliza una herramienta como SwiftKanban. Utilizando estos datos, y las métricas que le ayudan a generar, puede evaluar fácilmente si su rendimiento está mejorando o cayendo – y ajustar su sistema según sea necesario.

¿Cómo funciona Kanban? – El concepto

Kanban es un sistema de gestión del cambio evolutivo no disruptivo. Esto significa que el proceso existente se mejora en pequeños pasos. Al aplicar muchos cambios menores (en lugar de uno grande), se reduce el riesgo para el sistema general. El enfoque evolutivo de Kanban hace que la resistencia del equipo y de las partes interesadas sea escasa o nula.

El primer paso en la introducción de Kanban es visualizar el flujo de trabajo. Esto se hace en forma de tablero Kanban que consiste en una simple pizarra blanca y notas adhesivas o tarjetas. Cada tarjeta del tablero representa una tarea.

Kanban Board - Todo - Doing - Done

En un modelo clásico de tablero Kanban, hay tres columnas, como se muestra en la imagen anterior:

  • «Por hacer»: Esta columna enumera las tareas que aún no se han iniciado. (también conocido como «backlog»)
  • «Haciendo»: Consiste en las tareas que están en curso.
  • «Hecho»: Consiste en las tareas que están completadas.

Esta simple visualización por sí sola aporta una gran transparencia sobre la distribución del trabajo, así como sobre los cuellos de botella existentes, si los hay. Por supuesto, los tableros Kanban pueden mostrar flujos de trabajo elaborados dependiendo de la complejidad del flujo de trabajo y de la necesidad de visualizar y examinar partes específicas del flujo de trabajo para identificar los cuellos de botella con el fin de eliminarlos.

El concepto de FLOW

En el núcleo de Kanban está el concepto de «Flujo». Esto significa que las tarjetas deben fluir a través del sistema de la forma más uniforme posible, sin largos tiempos de espera ni bloqueos. Todo lo que obstaculiza el flujo debe ser examinado críticamente. El kanban cuenta con diferentes técnicas, métricas y modelos, y si se aplican de forma coherente, puede conducir a una cultura de mejora continua (kaizen).

The Concept Of Flow - Kanban

El concepto de flujo es fundamental y, si se miden las métricas de flujo y se trabaja para mejorarlas, se puede mejorar drásticamente la velocidad de los procesos de entrega, al tiempo que se reduce la duración del ciclo y se mejora la calidad de los productos o servicios al obtener una respuesta más rápida de los clientes, ya sean internos o externos.

Estos temas se tratan con gran detalle en el libro titulado “Actionable Agil” de Dan Vacanti.

Límites del WIP de Kanban

Wip-LimitsUn aspecto clave de Kanban es reducir la cantidad de multitareas que la mayoría de los equipos y trabajadores del conocimiento son propensos a hacer y, en su lugar, animarles a «¡Dejar de empezar! y empezar a terminar», un mantra acuñado por el Dr. Arne Roock (de www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress (Trabajo en curso) – Los límites definidos en cada etapa del flujo de trabajo en un tablero Kanban animan a los miembros del equipo a terminar el trabajo que tienen entre manos y sólo entonces, retomar el siguiente trabajo.

Wip Limits In Kanban Board

Ejemplos de sistemas Kanban

La belleza de Kanban reside en su simplicidad. Sin embargo, Kanban no se limita a visualizar un proceso en una pizarra blanca (o un tablero electrónico) y a trabajar con pegatinas o tarjetas electrónicas. Como puede ver en lo anterior, es mucho más que eso. Se beneficiará realmente de su aplicación si aplica todos los principios y prácticas de forma metodológica.

Las tendencias actuales de todo el mundo muestran que Kanban está ganando en popularidad y se está utilizando en muchos ámbitos diferentes, desde pequeñas agencias y empresas de nueva creación hasta organizaciones tradicionales de todos los tamaños.

Kanban en la informática y el software

Kanban no es una metodología de desarrollo de software o gestión de proyectos methodology – David lo deja muy claro en su «Libro Azul». Kanban no dice nada sobre cómo debe desarrollarse un software. Ni siquiera dice nada sobre cómo deben planificarse e implementarse los proyectos de software. Por lo tanto, Kanban no es un marco de gestión como Scrum. En cambio, el propósito de Kanban es mejorar continuamente el propio proceso de trabajo.

Kanban se utilizó en las operaciones de desarrollo de software de Microsoft en 2004. Desde entonces, Kanban ha sido adoptado con entusiasmo en los equipos de TI, Ops, DevOps y aplicaciones/software.

La belleza de Kanban es que se puede aplicar a cualquier proceso o metodología. Tanto si ya estás utilizando métodos Ágiles como Scrum, XP y otros, o métodos más tradicionales – cascada, iterativo, etc. – puede aplicar Kanban sobre eso para empezar a mejorar gradualmente sus procesos, reducir el tiempo de ciclo y mejorar su flujo. En el proceso, se encontrará en el camino hacia la entrega continua de características, productos o servicios.

Kanban en el desarrollo de software/productos Lean/Ágil

Los equipos de desarrollo de aplicaciones y productos tecnológicos han adoptado Kanban como forma de aplicar los principios Lean y Ágil. El método Kanban proporciona a los equipos de tecnología un gran conjunto de principios para visualizar su trabajo, entregar productos y servicios de forma continua y obtener la opinión de los clientes con mayor frecuencia y rapidez. En consecuencia, está ayudando a los equipos a llegar al mercado más rápido y con mayor fidelidad a lo que los clientes quieren de esos productos y servicios.

Kanban For Lean Agile Teams

La definición de Kanban en el sector de las TI ha sufrido su propia evolución en los últimos 3 a 5 años. Hoy en día, Kanban se considera un método que aporta agilidad en la gestión y mejora de la prestación de servicios de forma gradual y evolutiva.

Además, el método Kanban proporciona importantes principios y técnicas para gestionar mejor los compromisos de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA), entregar los productos al mercado justo a tiempo y minimizar el riesgo y el coste de los retrasos. Utilizando conceptos como la Clase de Servicios, el compromiso diferido y el compromiso en dos fases, Kanban ayuda a los clientes y a los equipos de entrega a colaborar eficazmente y a garantizar que se trabaje en las cosas correctas en el momento adecuado.

La llegada de Upstream Kanban, Portfolio Kanban y Enterprise Services Planning en los últimos años ha proporcionado a las empresas una razón aún mayor para implementar Kanban para lograr la agilidad de la empresa y mejorar el rendimiento del mercado.

Kanban como vía alternativa a la agilidad empresarial

El método Kanban le ayuda a mejorar gradualmente la entrega de sus productos y servicios. Lo hace ayudándole a eliminar los cuellos de botella en su sistema, a mejorar el flujo y a reducir el tiempo del ciclo. Le ayuda a realizar entregas más continuas y a obtener una retroalimentación más rápida para realizar cualquier cambio que pueda necesitar su cliente. Le ayuda a ser más receptivo.

En general, Kanban permite todos los principios del Manifiesto Ágil y le ayuda a ofrecer productos y servicios que su mercado realmente necesita. Si actualmente está utilizando Scrum y otras técnicas o metodologías Ágiles, Kanban le ayuda a mejorar sus procesos para un mayor rendimiento de sus equipos y organizaciones.

Kanban más allá del software y la informática

Dadas sus raíces en la fabricación, Kanban encaja de forma natural también en los procesos empresariales no relacionados con la informática, con enormes beneficios para las organizaciones que desean ser esbeltas y ágiles y ofrecer productos y servicios de alta calidad de forma ágil.

Kanban Board For Hr Recruitment

Mientras que las organizaciones medianas y grandes de productos y servicios, especialmente las empresas de fabricación de alta tecnología, han estado implementando iniciativas Lean / 6-Sigma durante varios años, Kanban permite a todo tipo de empresas y funciones de negocio como RRHH, Marketing, Ventas, Compras, etc.

Kanban también se está aplicando en contextos tradicionales de gestión de proyectos, como proyectos de construcción e ingeniería. como proyectos de construcción e ingeniería. Una gran variedad de organizaciones, empresas de personal, organizaciones de contratación, agencias de publicidad, compañías de seguros y muchos otros están buscando a Kanban para la racionalización de sus operaciones, la eliminación de los residuos y mejorar drásticamente el rendimiento y la calidad.

Recursos adicionales que pueden ser de interés sobre Kanban –

También puede inscribirse en los próximos seminarios web sobre Kanban , o ver algunos seminarios web anteriores realizados por líderes de opinión como David Anderson y otros líderes de opinión.

¡Si desea explorar SwiftKanban, puede comprobar nuestro rico conjunto de características o si usted está buscando un tablero Kanban libre  de registro para SwiftKanban aquí! Si tiene alguna pregunta inmediata, pregunte a uno de nuestros representantes de ventas en [email protected]

TRIVIA – Kanban, alsospeltkamban” in Japanese, translates to “Billboard” (“signboard” in Chinese) that indicates “available capacity (to work)”. Kanban is a concept related to lean and just-in-time (JIT) production, where it is used as a scheduling system that tells you what to produce, when to produce it, and how much to produce.

Learn the Basics of Kanban:

Where did Kanban originate? – A Brief History on Kanban

Taiichi Ohno

It all started in the early 1940s. The first Kanban system was developed by Taiichi Ohno(Industrial Engineer and Businessman) for Toyota automotive in Japan. It was created as a simple planning system, the aim of which was to control and manage work and inventory at every stage of production optimally.

A key reason for the development of Kanban was the inadequate productivity and efficiency of Toyota compared to its American automotive rivals. With Kanban, Toyota achieved a flexible and efficient just-in-time production control system that increased productivity while reducing cost-intensive inventory of raw materials, semi-finished materials, and finished products.

A Kanban system ideally controls the entire value chain from the supplier to the end consumer. In this way, it helps avoid supply disruption and overstocking of goods at various stages of the manufacturing process. Kanban requires continuous monitoring of the process. Particular attention needs to be given to avoid bottlenecks that could slow down the production process. The aim is to achieve higher throughput with lower delivery lead times. Over time, Kanban has become an efficient way in a variety of production systems.

Toyota Factory Kanban

“The two pillars of the Toyota production system are just-in-time and automation with a human touch, or autonomation.” – David J. Anderson Clic para tuitear

What is the Kanban Method?

While kanban was introduced by Taiichi Ohno in the manufacturing industry, it is David J. Anderson who was the first to apply the concept to IT, Software development and knowledge work in general in the year 2004. David built on the works by Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker and others to define the Kanban Method, with concepts such as pull systems, queuing theory and flow. His first book on Kanban – “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business”, published in 2010, is the most comprehensive definition of the Kanban Method for knowledge work.

Kanban Board

The Kanban Method is a process to gradually improve whatever you do – whether it is software development, IT/ Ops, Staffing, Recruitment, Marketing and Sales, Procurement etc. In fact, almost any business function can benefit from applying the principles of the Kanban Methodology.

The Kanban body of knowledge has abstracted and benefited from the works of various thought leaders since the original book was written! People such as Don Reinertsen (author of Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioneer of Personal Kanban) and several others.

Kanban is not a software development lifecycle methodology or an approach to project management. It requires that some process is already in place so that Kanban can be applied to incrementally change the underlying process. – DJA Clic para tuitear

Kanban Principles & Practices

The Kanban Method follows a set of principles and practices for managing and improving the flow of work. It is an evolutionary, non-disruptive method that promotes gradual improvements to an organization’s processes. If you follow these principles and practices, you will successfully be able to use Kanban for maximizing the benefits to your business process – improve flow, reduce cycle time, increase value to the customer, with greater predictability – all of which are crucial to any business today.

Try Kanban

The four foundational principles and six Core Practices of the Kanban Methodology are provided below:

4 Foundational Principles:

  1. Start with what you are doing now
  2. Agree to pursue incremental, evolutionary change
  3. Initially, respect current roles, responsibilities and job-titles
  4. Encourage acts of leadership at all levels
  • Start with what you are doing now: The Kanban Method (hereafter referred to as just Kanban) strongly emphasizes not making any change to your existing setup/ process right away. Kanban must be applied directly to current workflow. Any changes needed can occur gradually over a period of time at a pace the team is comfortable with.
  • Agree to pursue incremental, evolutionary change: Kanban encourages you to make small incremental changes rather than making radical changes that might lead to resistance within the team and organization.
  • Initially, respect current roles, responsibilities and job-titles: Unlike other methods, Kanban does not impose any organizational changes by itself. So, it is not necessary to make changes to your existing roles and functions which may be performing well. The team will collaboratively identify and implement any changes needed. These three principles help the organizations overcome the typical emotional resistance and the fear of change that usually accompany any change initiatives in an organization.
  • Encourage acts of leadership at all levels: Kanban encourages continuous improvement at all the levels of the organization and it says that leadership acts don’t have to originate from senior managers only. People at all levels can provide ideas and show leadership to implement changes to continually improve the way they deliver their products and services.

Simple Kanban Board

“Asking people to change behavior is difficult!” – David J. Anderson Clic para tuitear

Imperial-Palace-JapanTRIVIA – A great example of a Kanban system is used today in Tokyo Imperial Palace Gardens in Japan. The staff here uses a foolproof method to limit the flow of visitors. Each visitor receives a plastic card at the entrance, which must be returned while leaving the garden. Because the total number of cards is meaningfully limited, only so many visitors can stroll through the palace in a given time. New visitors have to wait in line till the next card/slot is available. The access to the palace is free, but it is granted only if the pre-allotted cards are available.

6 Core Practices of the Kanban Method:

  1. Visualize the flow of work
  2. Limit WIP (Work in Progress)
  3. Manage Flow
  4. Make Process Policies Explicit
  5. Implement Feedback Loops
  6. Improve Collaboratively, Evolve Experimentally
  • Visualize the flow of work: This is the fundamental first step to adopting and implementing the Kanban Method. You need to visualize – either on a physical board or an electronic Kanban Board, the process steps that you currently use to deliver your work or your services. Depending on the complexity of your process and your work-mix (the different types of work items that you work on and deliver), your Kanban board can be very simple to very elaborate. Once you visualize your process, then you can visualize the current work that you and your team are doing.

This can be in the form of stickies or cards with different colors to signify either different classes of service or could be simply the different type of work items. (In SwiftKanban, the colors signify the different work item types!)If you think it may be useful, your Kanban board can have different Swim Lanes, one for each class of service or for each work item type. However, initially, to keep things simple, you could also just have a single swimlane to manage all your work – and do any board redesign later.

  • Limit WIP (Work in Progress): Limiting work-in-progress (WIP) is fundamental to implementing Kanban – a ‘Pull-system’. By limiting WIP, you encourage your team to complete work at hand first before taking up new work. Thus, work currently in progress must be completed and marked done. This creates capacity in the system, so new work can be pulled in by the team. Initially, it may not be easy to decide what your WIP limits should be. In fact, you may start with no WIP limits. The great Don Reinertsen suggests (he did so at one of the Lean Kanban conferences) that you can start with no WIP limits and simply observe the initial work in progress as your team starts to use Kanban. Once you have sufficient data, define WIP limits for each stage of the workflow (each column of your Kanban board) as being equal to half the average WIP.

Typically, many teams start with a WIP Limit of 1 to 1.5 times the number of people working in a specific stage. Limiting WIP and putting the WIP limits on each column of the board not only helps the team members first finish what they are doing before taking up new stuff – but also communicates to the customer and other stakeholders that there is limited capacity to do work for any team – and they need to plan carefully what work they ask the team to do.

“An interesting side effect of pull systems is that they limit work-in-progress (WIP) to some agreed-upon quantity” – David J. Anderson Clic para tuitear

  • Manage Flow: Managing and improving flow is the crux of your Kanban system after you have implemented the first 2 practices. A Kanban system helps you manage flow by highlighting the various stages of the workflow and the status of work in each stage. Depending on how well the workflow is defined and WIP Limits are set, you will observe either a smooth flow within WIP limits or work piling up as something gets held up and starts to hold up capacity. All of this affects how quickly work traverses from start to the end of the workflow (some people call it value stream). Kanban helps your team analyze the system and make adjustments to improve flow so as to reduce the time it takes to complete each piece of work.

A key aspect of this process of observing your work and resolving/ eliminating bottlenecks is to look at the intermediate wait stages (the intermediate Done stages) and see how long work items stay in these “handoff stages”. As you will learn, reducing the time spent in these wait stages is key to reducing Cycle Time. As you improve flow, your team’s delivery of work becomes smoother and more predictable. As it becomes more predictable, it becomes easier for you to make reliable commitments to your customer about when you will get done with any work you are doing for them. Improving your ability to forecast completion times reliably is a big part of implementing a Kanban system!

  • Make Process Policies Explicit: As part of visualizing your process, it makes sense to also define and visualize explicitly, your policies (process rules or guidelines) for how you do the work you do. By formulating explicit process guidelines, you create a common basis for all participants to understand how to do any type of work in the system. The policies can be at the board level, at a swim lane level and for each column.They can be a checklist of steps to be done for each work item-type, entry-exit criteria for each column, or anything at all that helps team members manage the flow of work on the board well. Examples of explicit policies include the definition of when a task is completed, the description of individual lanes or columns, who pulls when, etc. The policies must be defined explicitly and visualized usually on the top of the board and on each lane and column.

Explicit Policies In Kanban Board

  • Implement Feedback Loops: Feedback loops are an integral part of any good system. The Kanban Method encourages and helps you implement feedback loops of various kinds – review stages in your Kanban board workflow, metrics and reports and a range of visual cues that provide you continuous feedback on work progress – or the lack of it – in your system.While the mantra of “Fail fast! Fail often!” may not be intuitively understood by many teams, the idea of getting feedback early, especially if you are on the wrong track with your work, is crucial to ultimately delivering the right work, the right product or service to the customer in the shortest possible time. Feedback loops are critical for ensuring that.

Cfd - Cycle Time Distribution Throughput

  • Improve Collaboratively, Evolve Experimentally (using the scientific method): The Kanban Method is an evolutionary improvement process. It helps you adopt small changes and improve gradually at a pace and size that your team can handle easily. It encourages the use of the scientific method – you form a hypothesis, you test it and you make changes depending on the outcome of your test. As a team implementing Lean/ Agile principles, your key task is to evaluate your process constantly and improve continuously as needed and as possible.

The impact of each change that you make can be observed and measured using the various signals your Kanban system provides you. Using these signals, you can evaluate whether a change is helping you improve or not, and decide whether to keep it or try something else. Kanban systems help you collect a lot of your system’s performance data – either manually, if you use a physical board, or automatically, if you use a tool such as SwiftKanban. Using this data, and the metrics it helps you generate, you can easily evaluate whether your performance is improving or dropping – and tweak your system as needed.

Try Kanban Board

How does Kanban work? – The Concept

Kanban is a non-disruptive evolutionary change management system. This means that the existing process is improved in small steps. By implementing many minor changes (rather than a large one), the risk to the overall system is reduced. The evolutionary approach of Kanban leads to low or no resistance in the team and the stakeholders involved.

The first step in the introduction of Kanban is to visualize the workflow. This is done in the form of a Kanban board consisting of a simple whiteboard and sticky notes or cards. Each card on the board represents a task.

Kanban Board - Todo - Doing - Done

In a classic Kanban board model, there are three columns, as shown in the picture above:

  • “To Do”: This column lists the tasks that are not yet started. (aka “backlog”)
  • “Doing”: Consists of the tasks that are in progress.
  • “Done”: Consists of the tasks that are completed.

This simple visualization alone leads to a great deal of transparency about the distribution of the work as well as existing bottlenecks if any. Of course, Kanban boards can show elaborate workflows depending on the complexity of the workflow and the need to visualize and examine specific parts of the workflow to identify bottlenecks in order to remove them.

The concept of FLOW

At the core of Kanban is the concept of “Flow”. This means that the cards should flow through the system as evenly as possible, without long waiting times or blockages. Everything that hinders the flow should be critically examined. Kanban has different techniques, metrics and models, and if these are consistently applied, it can lead to a culture of continuous improvement (kaizen).

The Concept Of Flow - Kanban

The concept of Flow is critical and by measuring Flow metrics and working to improve them, you can dramatically improve the speed of your delivery processes while reducing cycle time and improving the quality of your products or services by getting faster feedback from your customers – internal or external.

These are dealt with in great detail in the book titled «Actionable Agile” by Dan Vacanti.

Kanban WIP Limits

Wip-Limits

A key aspect of Kanban is to reduce the amount of multi-tasking that most teams and knowledge workers are prone to do and instead encourage them to “Stop Starting! And Start Finishing!”, a mantra coined by Dr. Arne Roock (of www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Limits defined at each stage of the workflow on a Kanban board encourage team members to finish work at hand and only then, take up the next piece of work.

Wip Limits In Kanban Board

Do not force visualization, transparency, and WIP limits on any department that does not volunteer to collaborate.” – David J. Anderson Clic para tuitear

Kanban System Examples

The beauty of Kanban is in its simplicity. However, Kanban is not just about visualizing a process on a white board (or an electronic board) and working with stickies or electronic cards. As you can see from above, it is much more than that. You will truly benefit from its implementation if you apply all the principles and practices in a methodological manner.

The current trends from around the world show that Kanban is gaining in popularity and is being used in many different areas, from small agencies and start-ups to traditional organizations of all sizes.

Kanban in IT & Software

Kanban is not a software development or a project management methodology – David makes that very clear in his ‘Blue Book’. Kanban does not say anything about how a Software should be developed. It does not even say anything about how Software projects should be planned and implemented. Therefore, Kanban is not a management framework such as Scrum. Instead, the purpose of Kanban is to continually improve one’s own work process.

Kanban was used in Microsoft’s software development operations in 2004. Since then, Kanban has been adopted enthusiastically in the IT, Ops, DevOps and applications/ software teams.

The beauty of Kanban is that it can be applied to any process or methodology. Whether you are already using Agile methods such as Scrum, XP and others, or more traditional methods – waterfall, iterative, etc. – you can apply Kanban on top of that to gradually start improving your processes, reduce cycle time and improve your flow. In the process, you will find yourself on the path to continuous delivery of features, products or services.

Kanban in Lean/ Agile software/ product development

Application software and tech product development teams have adopted Kanban as a way to implement Lean and Agile principles. The Kanban Method provides technology teams a great set of principles for visualizing their work, delivering products and services continuously and getting customer feedback more often and with greater speed. Consequently, it is helping teams get to market faster with greater fidelity to what the customers want from those products and services.

Kanban For Lean Agile Teams

The definition of Kanban in the IT sector has undergone its own evolution over the last 3 – 5 years. Today, Kanban is considered to be a method that brings about agility in managing and improving service delivery in a gradual, evolutionary manner.

In addition, the Kanban Method provides important principles and techniques for better managing Service Level Agreement (SLA) commitments, delivering products to market just in time and minimizing risk and cost of delay. Using concepts such Class of Services, deferred commitment and 2-phase commit, Kanban helps customers and delivery teams collaborate effectively and helps ensure that the right things are getting worked on at the right time.

The advent of Upstream Kanban, Portfolio Kanban and Enterprise Services Planning in recent years has provided businesses even greater reason to implement Kanban for achieving enterprise agility and improved market performance.

Kanban as an Alternative Path to Enterprise Agility

The Kanban Method helps you gradually improve the delivery of your products and services. It does so by helping you eliminate bottlenecks in your system, improve flow and reduce cycle time. It helps you deliver more continuously and get faster feedback to make any changes that may be needed by your customer. It helps you become more responsive.

Overall, Kanban enables all of the principles of the Agile Manifesto and helps you deliver products and services that your market actually needs. Whether you are currently using Scrum and other Agile techniques or methodologies, Kanban helps you improve your processes for greater performance of your teams and organizations.

Kanban beyond Software & IT

Given its roots in manufacturing, Kanban is a natural fit in non-IT business processes as well, with tremendous benefits to organizations wanting to become lean and agile and deliver high-quality products and services in a responsive manner.

Kanban Board For Hr Recruitment

While medium and large product and services organizations, especially hi-tech manufacturing companies, have been implementing Lean/ 6-Sigma initiatives for several years, Kanban enables all types of companies and business functions such as HR, Marketing, Sales, Procurement and so forth.

Kanban is also being applied in traditional project management contexts such as construction and engineering projects. such as constructions and engineering projects. A wide variety of organizations, staffing companies, recruitment organizations, advertising agencies, insurance companies and many others are looking to Kanban for streamlining their operations, eliminating waste and dramatically improving throughput and quality.

Additional resources that might be of interest on Kanban –

You can also sign up for upcoming webinars on Kanban – or look at some great previous webinars conducted by thought-leaders such as David Anderson and several other thought leaders!

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