Portfolio Kanban

Kanban 101

Portfolio Kanban: Potente Gestión Visual de la Cartera

Tanto si se trata de IT o Negocios en una corporación, una empresa de consultoría, una empresa de productos de alta tecnología, un bufete de abogados, una agencia de marketing/ publicidad, un departamento de RRHH o cualquier otro tipo de organización, tiene la necesidad de gestionar carteras. Las carteras son grupos relacionados de iniciativas o actividades o proyectos que deben ser supervisados conjuntamente para obtener una imagen global de cómo está funcionando ese grupo en su conjunto.

Dependiendo de su función o negocio, es posible que desee gestionar proyectos, clientes, líneas de negocio, campañas basadas en el territorio, campañas de reclutamiento como carteras, tomar decisiones y tomar las acciones apropiadas para asegurar la «salud» general de la cartera. Mientras que las herramientas tradicionales de gestión de carteras (de proyectos) abundan, Kanban promete ser una de las herramientas visuales de gestión de carteras más fáciles, pero muy eficaces. Portfolio Kanban es la aplicación de Kanban a la gestión de carteras.

El Valor de Kanban en la Gestión de la Cartera

Kanban tiene varias características clave que lo convierten en una poderosa herramienta de gestión de carteras.

Aplicabilidad a cualquier nivel: La belleza de Kanban es su aplicabilidad a cualquier flujo de trabajo o flujo de valor en cualquier nivel de una organización o una jerarquía de trabajo / proceso. Kanban puede aplicarse a los procesos estratégicos de alto nivel, a los procesos tácticos de nivel medio y, por supuesto, a los procesos operativos de nivel de equipo.

Kanban Portfolio Management

Así, mientras que la mayoría de las organizaciones comienzan en el nivel de equipo, es perfectamente posible comenzar en el nivel más alto de una organización para realizar un seguimiento del ciclo de aprobación y ejecución de las iniciativas empresariales críticas, o un proceso de gestión y revisión de programas de nivel medio. Como Klaus Leopold explicó muy bien en este seminario web, una vez que un equipo siente la necesidad de ello, puede tomar cualquier etapa de su flujo de trabajo Kanban – y descomponerlo en un nivel inferior de tablero Kanban.

Descomponibilidad de cualquier etapa del flujo de trabajo: Para ilustrar el punto anterior, por ejemplo, la columna «Ejecución» de un tablero de Iniciativas de Cartera que muestra las iniciativas o proyectos en ejecución puede ampliarse a un «Tablero de Ejecución» que muestra un desglose más detallado de la etapa de Ejecución. En el caso de un proyecto de software, esto podría significar un flujo de trabajo típico de Descubrimiento – Diseño – Desarrollo – Prueba – Despliegue. También en este caso, la fase de desarrollo de este tablero puede desglosarse en subfases.

Kanban Hierarchy Board

Agregación/recuperación de la información sobre el progreso: Las carteras son colecciones de «iniciativas», cada una de las cuales comprende una serie de elementos de trabajo y tareas de nivel inferior que deben realizarse para completar cada iniciativa. El estado colectivo de esos elementos de trabajo o tareas representa el estado de los proyectos de nivel superior o de las iniciativas de la cartera. También puede haber una dependencia entre los elementos de trabajo y las tareas de una iniciativa con uno o más elementos similares en uno o más proyectos o iniciativas. Independientemente de cómo elija modelar las carteras, los proyectos y los elementos de trabajo, Kanban le proporciona varias herramientas – tableros, carriles horizontales y verticales, tarjetas y tareas para modelarlas de la manera que tenga más sentido para usted – y ser capaz de enrollar la información de la manera que tenga más sentido para los objetivos de negocio de su organización o de la cartera!

Card Hierarchy

Visualización de la cartera: El propósito fundamental de la Gestión de Cartera es entender el estado de los proyectos o actividades de una cartera en cualquier nivel y entender el estado general en el nivel más alto. ¡La naturaleza visual de Kanban hace que sea muy fácil e intuitivo modelar y ver los tableros Kanban en diferentes niveles – y obtener el estado de las iniciativas, los proyectos y la tarea de un vistazo! Dada la flexibilidad del modelado de los tableros Kanban, especialmente para las etapas de trabajo «upstream» y «downstream», también es fácil visualizar lo que podría ser el pipeline de los proyectos entrantes (la demanda) – con el fin de tomar decisiones informadas sobre la financiación y otros resultados. El flujo de valor Kanban es la herramienta más visual para modelar el «embudo» por el que fluyen los proyectos.

Swim-Lanes para segregar y representar uno o más niveles de carteras: Puede utilizar un único tablero Kanban o múltiples tableros para modelar una cartera. En un solo tablero Kanban, puede organizar diferentes niveles de la cartera en múltiples swim-lanes para el seguimiento de cada cartera o de cada proyecto/actividad dentro de una cartera. Por lo tanto, dependiendo de su nivel de comodidad en el manejo de múltiples tableros, y sobre todo si usted está usando un tablero Kanban físico, puede optar por utilizar un tablero Kanban único o múltiple para definir su cartera global.

Centrarse en el flujo con Pull, límites de WIP y políticas explícitas: Las organizaciones tienen recursos limitados, por lo que pueden asumir un conjunto limitado de actividades, ya sean proyectos, campañas publicitarias o campañas de contratación. Por lo tanto, en cada etapa del embudo de proyectos/actividades, sólo pueden tener un número limitado de esos proyectos para gestionar de forma óptima con sus recursos.

Por lo tanto, es crucial que estos proyectos, campañas e iniciativas se realicen con niveles de flujo óptimos y se completen para poder emprender actividades adicionales en toda la empresa. El flujo es de suma importancia para utilizar los recursos críticos de la empresa de manera óptima y realizar el trabajo basado en las prioridades estratégicas de la alta dirección.

Kanban, por supuesto, proporciona un amplio conjunto de herramientas para gestionar y mejorar el flujo. Pull, WIP Limites y las políticas explícitas sirven como un conjunto de herramientas ideal para modelar las restricciones de la organización, animar a los gerentes y equipos a completar los proyectos que tienen a mano – ¡y luego tomar más proyectos / trabajo!

Soporte de SwiftKanban para Portfolio Kanban

SwiftKanban le proporciona varias capacidades potentes para configurar y gestionar visualmente sus carteras. Entre ellas se incluyen funciones como las líneas de natación de tipo cartera, una jerarquía de tarjetas flexible y de varios tableros, un avance automático basado en una lógica de avance configurable por el usuario, indicadores visuales de progreso en el nivel de la tarjeta principal, ¡y mucho más!

Dependiendo de sus necesidades, puede modelar de varias maneras diferentes. ¡Aprenda todo sobre las características de Portfolio Kanban  y compruébelo usted mismo!

Para saber más sobre SwiftKanban, por favor, eche un vistazo a las  características de SwiftKanban. O, para probarlo, ¡regístrese para una prueba  gratuita de 30 días!

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