Métricas Kanban: ¿qué revela?

Kanban 101

Métricas Kanban

Los sistemas Kanban proporcionan a las organizaciones algunas métricas simples pero poderosas que pueden correlacionarse directamente con los beneficios del negocio. Las métricas de Kanban se centran en medir el «tiempo de valor» o el «tiempo de comercialización» y el uso de estas medidas para la mejora continua genera un valor empresarial directo.

Algunas de las métricas clave de Kanban se cubren a continuación – ¡SwiftKanban proporciona todo esto y más!

Diagrama de flujo acumulativo (o el CFD del inglés Cumulative Flow Diagram)

El Diagrama de Flujo Acumulativo (CFD) es una métrica simple pero poderosa que le proporciona una rica información sobre la capacidad de su sistema/equipo de un vistazo.

El CFD es un gráfico basado en el tiempo de las tarjetas a medida que se mueven de la izquierda a la derecha en un tablero Kanban. A medida que las tarjetas parten de la cola o columna Hecho, el CFD traza el número de tarjetas en cada etapa del flujo de trabajo Kanban o flujo de valor. Normalmente, los CFDs se trazan diariamente – pero para tableros que se mueven más rápido, incluso podría trazarlos cada hora.

Cumulative Flow Diagram - Kanban

Las distintas bandas de color indican las diferentes etapas del flujo de trabajo. La altura de cada banda en cualquier momento indica el número de tarjetas en esa etapa en ese momento.

La banda superior suele ser el «Backlog», donde se originan los elementos de trabajo, y la banda inferior son las tarjetas archivadas o completadas (el archivo es la «papelera» donde se «guardan» las tarjetas cuando se completan. En un tablero físico, se puede tener un sobre o una bandeja donde se guardan las tarjetas completadas. En un sistema Kanban virtual como SwiftKanban, simplemente se «cierran» y se mueven fuera del tablero a un estado «archivado».

En conjunto, el CFD le dice cuántas tarjetas entraron y salieron de cada etapa por unidad de tiempo, y acumulativamente, cuántas tarjetas atravesaron el tablero y se hicieron. La pendiente del CFD es un indicador del rendimiento de su sistema Kanban: cuanto mayor sea la pendiente, mayor será el rendimiento, siendo éste el número de tarjetas entregadas por unidad de tiempo.

Un CFD es una rica fuente de información sobre el rendimiento de su equipo y le proporciona los siguientes datos:

CFD Chart

  • Tendencias de tiempo de entrega/tiempo de ciclo: Los sistemas Kanban le ayudan a centrarse en el rendimiento del tiempo de entrega/tiempo de ciclo de su sistema -o equipo- (algunas personas se refieren a ellos como tiempo de entrega del cliente y tiempo de entrega del sistema), y le ayudan a entregar productos y servicios justo a tiempo en todas las etapas de su flujo de trabajo de entrega y, en última instancia, en el mercado. En el CFD, ambos se miden a lo largo del eje horizontal e indican el tiempo que tarda un elemento de trabajo en completarse. El aumento del grosor de las bandas indica una tendencia al aumento del tiempo de entrega y de los ciclos. La reducción del grosor de las bandas, mediante la reducción del WIP (del inglés Work in Progress: Trabajo en Curso) o la reducción del tiempo de espera / tiempo bloqueado, afectará directamente al tiempo de valor.
  • El Work-in-Progress (WIP): que se mide a lo largo del eje vertical, impacta directamente en el tiempo de valor – Tiempo de ciclo y Plazo de entrega. La reducción del WIP junto con el equilibrio de los límites del WIP para un flujo suave proporciona la realización de valor de negocio más eficaz.
  • Cuellos de botella en el proceso: El aumento del grosor de cualquier banda individual indica un cuello de botella en esa etapa del flujo de trabajo. Esto podría crearse debido a los retrasos en ese paso o debido a un retraso en el siguiente paso del proceso. Esto debería desencadenar un debate Kaizen dentro del equipo sobre cómo resolver y eliminar el cuello de botella.

En general, el CFD le ofrece una imagen completa de la capacidad de entrega de su sistema Kanban. Dado que la mayoría de los equipos trabajan en una mezcla de diferentes tipos de elementos de trabajo, y tienen una mezcla de habilidades y experiencia en su gente, el CFD le da una imagen compuesta de lo que un equipo en particular puede hacer, y usar eso para predecir lo que puede entregar en el futuro.

Cuadro de Control de la Duración del Ciclo

¿Qué es un Gráfico de Control?

Cycle Time Control Chart

Cada proceso varía. Si usted firma su nombre cinco veces, se parecerán, pero no habrá dos firmas exactamente iguales. Hay una variación inherente, pero varía entre límites predecibles. Si al firmar su nombre es golpeado por algo o alguien, se produce una variación inusual debido a lo que se denomina una «causa especial».

También hay una variación por «causa común». Piense en un jugador de tenis. Si tiene un buen control, la mayoría de sus saques van a estar donde él quiere. Habrá alguna variación, pero no demasiada. Si no tiene control, sus saques no van donde él quiere; hay más variación. Aquí no hay causas especiales – no hay viento, no hay cambio de pelota – sólo más variación de «causa común». Esto da lugar a la pérdida del servicio y a puntos fáciles para la oposición y puede costarle el partido – ¡costoso! Del mismo modo, en la mayoría de los procesos, reducir la variación de causa común ahorra dinero.

Los gráficos de control ayudan a visualizar esta variación. Los gráficos de control tienen la siguiente información:

  • Una línea central, normalmente la Media matemática de todos los datos de la muestra trazados, también denominada Mean.
  • Los límites de control estadístico superior e inferior (UCL y LCL) que definen los límites (aceptables) de las variaciones de causa común. Normalmente se trazan a una distancia de 3 sigmas (3 veces la Desviación Estándar en una distribución Normal) de Mean.
  • Datos de desempeño trazados a lo largo del tiempo.

¿Cómo se utiliza un Gráfico de Control?

Cuando un proceso está bajo control, dado que los datos se distribuyen normalmente, el 99,7% de los datos estarán dentro de los límites de control de +/- 3 sigmas. Cuando los puntos de datos caen fuera de este límite de control, el análisis se realiza para identificar y eliminar los datos debidos a «causas especiales». A continuación, mediante la mejora del proceso, se puede reducir incluso la variación por causas comunes. Esto conlleva importantes beneficios para la empresa, sobre todo en lo que respecta a la previsibilidad del equipo o del sistema y a su capacidad para asumir compromisos fiables sobre su prestación de servicios.

Gráfico de Distribución de Plazos de Entrega o de Ciclos

El gráfico de distribución del tiempo de entrega es un gráfico de distribución de frecuencias de la periodicidad con la que se completan las tarjetas con distintos valores de tiempo de entrega o de ciclo.

Lead Time Distribution Chart

Si ha jugado al juego getKanban en una formación de Kanban, habrá trazado este gráfico. Esto le da una gran visión visual de la probabilidad de terminar cualquier elemento de trabajo en una cierta cantidad de tiempo.

Observando el gráfico anterior, se podría decir con un factor de confianza del 80-90% que cualquier trabajo que se consiga se puede hacer en no más de 10 días (suponiendo que la unidad de tiempo en el gráfico es días). Es decir, que el 80-90% de todo su trabajo se hace en ese tiempo – por lo tanto, usted tiene razones para creer que cualquier nuevo trabajo que viene debe hacerse dentro de ese tiempo también, con el 80-90% de confianza.

En SwiftKanban, se muestra la distribución normal y los valores atípicos, como se calcula sobre la base de la propagación +/- 3-Sigma alrededor de mean.

Gráfico de la Duración Media del Ciclo

El gráfico de la duración media del ciclo le ofrece exactamente lo que indica su nombre: la tendencia de la duración media del ciclo en un periodo de tiempo determinado. Aunque trabajar con promedios no es la mejor manera de hacer predicciones sobre un elemento específico o un conjunto de elementos (como las historias de usuario en un sprint o una versión), sirve para darle una visión útil de su tendencia durante un período de tiempo.

Average Cycle Time Chart

Observando el gráfico, se puede entender inmediatamente si el tiempo de ciclo está aumentando (malo) o disminuyendo (bueno). Utilizando una combinación de los tres gráficos de tiempo de ciclo diferentes, su equipo puede detectar rápidamente esas tendencias y realizar ajustes en el proceso para garantizar que el tiempo de ciclo no aumente.

El tiempo de ciclo de cualquier tarjeta es el tiempo total que la tarjeta pasa en el tablero – que es el total de todos los tiempos de Trabajo (cuando se está trabajando en la tarjeta) y todos los tiempos de Espera (cuando la tarjeta está esperando a ser sacada de la columna inicial de Listo – o en una de las columnas intermedias de Hecho, esperando el traspaso a un miembro del equipo que sacará esa tarjeta a la siguiente etapa. La duración media del ciclo, es la media de los tiempos de ciclo de todas las tarjetas completadas durante un periodo de tiempo determinado.

Cuadro de Eficiencia de Flujo

El gráfico de eficiencia del flujo es un gráfico increíblemente perspicaz que destaca el impacto crítico de las etapas de espera en su sistema Kanban. La mayoría de nosotros no nos damos cuenta de que todos los flujos de trabajo o flujos de valor con un número de etapas de espera – que podría ser traspasos entre las etapas o la espera causada por la dependencia de los recursos externos o la espera debido a la entrada del cliente o proveedor.

Como se explica en este excelente  artículo de Julia Wester sobre la eficiencia del flujo, las etapas de espera contribuyen enormemente al tiempo de ciclo y la eficiencia del flujo, que es la relación entre el tiempo de trabajo y el tiempo de ciclo (o el tiempo de trabajo y el tiempo de espera), se ve afectada de forma inversa. Cuanto más tiempo de espera tenga, menor será su eficiencia de flujo.

Como se desprende de las investigaciones presentadas por muchos miembros de la comunidad Kanban, entre ellos, Hakan Forss, incluso algunos de los mejores equipos tienen una eficiencia de flujo de no más del 25% al 40%. Esto significa que entre el 60 y el 85% del tiempo, el trabajo está esperando a que alguien lo saque, o a que haya alguna entrada externa (dependencia del cliente, de otro equipo, de un proveedor, etc.)

Flow Efficiency Chart

¡Los sistemas Kanban permiten esta medición muy fácilmente – y le dan una tremenda visión de la Eficiencia de Flujo de su sistema y le ayudan a averiguar cómo puede mejorarla!

Cuadro de Análisis de Bloqueo (Clustering)

Uno de los aspectos clave de los sistemas Kanban es mejorar el flujo en su proceso de trabajo. Utilizando herramientas como los Límites WIP y señales visuales como los Bloqueadores (tarjetas bloqueadas) y las violaciones de los Límites WIP, un sistema Kanban pone de manifiesto los diversos impedimentos al flujo en su sistema.

Un gráfico de agrupación de bloqueadores le ayuda a resaltar algunas de las causas fundamentales de por qué las tarjetas pueden estar bloqueadas en un tablero Kanban, y le ayuda a tratar esas causas fundamentales.

Blocker Clustering Chart

SwiftKanban le proporciona un par de gráficos que le ayudan a entender con qué frecuencia se bloquean las tarjetas – y cuánto le está afectando en términos de tiempo perdido debido al bloqueo.

Cuanto más tiempo estén bloqueadas las tarjetas, mayor será el tiempo del ciclo y menor será la eficiencia del flujo. El análisis de los bloqueos puede ayudar a su equipo a discutir cómo reducir los bloqueos y mejorar el rendimiento del tiempo de ciclo y la eficiencia del flujo.

Otro gráfico que proporciona una visión detallada de la capacidad de entrega de su sistema Kanban es el gráfico de rendimiento. El rendimiento es el número de tarjetas entregadas por unidad de tiempo o por «cubo» de entrega, como un sprint o un lanzamiento.

Este es otro excelente gráfico que le ayuda a entender la capacidad de su equipo y hacer los compromisos apropiados a sus clientes sobre la cantidad de trabajo que su equipo puede entregar en un sprint o lanzamiento dado o en una cantidad determinada de tiempo.

Throughput or Velocity Chart

Kanban – Análisis Predictivo y Toma de Decisiones Basada en Datos

En general, sólo con el uso de un sistema Kanban, puede generar rápida y fácilmente los datos de rendimiento de su equipo para poder comunicar claramente a sus clientes y otras partes interesadas la capacidad demostrada de su sistema y sus predicciones sobre su futura entrega, con un nivel de probabilidad o confianza asociado.

El uso de una herramienta Kanban electrónica como SwiftKanban automatiza el proceso de recopilación de datos y generación de métricas. Las herramientas avanzadas de Kanban como SwiftKanban también proporcionan la capacidad de análisis predictivo utilizando técnicas como la simulación de Monte Carlo para darle más poder para tomar decisiones informadas basadas en el análisis de sus datos de rendimiento anteriores. La capacidad de Planificación de Servicios Empresariales de SwiftKanban (SwiftESP) e proporciona una poderosa capacidad en este sentido, que también puede evaluar.

Si tiene alguna pregunta sobre cualquiera de las métricas Kanban, le invitamos a hablar con nuestros Formadores Kanban Acreditados o con los Profesionales del Coaching Kanban. Sólo tiene que ponerse en contacto con nosotros en  [email protected] y preguntar por ello.

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