Adaptación de Kanban para uso personal

Kanban 101

Kanban Personal – Uso de Kanban para Mejorar la Productividad Personal

Kanban es ampliamente utilizado por los equipos ágiles de software e IT, ayudándoles a priorizar y entregar el trabajo importante justo a tiempo, estimulando la colaboración y reduciendo el desperdicio en forma de retrasos y trabajo sin importancia.

Aunque Kanban se utiliza ampliamente en las IT y el software, puede aplicarse a todo el trabajo de conocimiento dondequiera que haya un flujo de trabajo que implique el descubrimiento de conocimiento/valor añadido hasta que se entregue a su cliente previsto. Esto se aplica incluso a las cosas que hacemos en nuestro día a día, que pueden hacerse de forma mucho más eficiente con sólo aplicar los  principios de Kanban.

Esta adaptación de Kanban para uso personal se llama Kanban Personal.

Personal Kanban

¿Qué es el Kanban Personal?

El Kanban Personal es una simplificación del método Kanban original y fue creado por Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry. (Lectura recomendada –Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life.) Puede ser utilizado por individuos – trabajadores del conocimiento, estudiantes, profesionales del hogar, etc., – para mejorar su propia eficiencia personal a la hora de completar el trabajo que necesitan hacer y ser mucho más productivos.

Todos tenemos un montón de cosas que tenemos que lograr. Al ser optimistas por naturaleza, tendemos a asumir más cosas de las que podemos manejar. Pagar una factura, hacer la compra, pequeños – y grandes – proyectos personales (¡¿planificación financiera?!), la lista continúa.  QUEREMOS hacerlos, pero los dejamos para más tarde, los posponemos, los olvidamos… hasta que no podemos.  Tenemos demasiadas cosas que hacer, nos ocupamos de demasiadas cosas (demasiadas pelotas en el aire), ¿y el resultado? – no se consigue nada. ¡Las cosas se postergan, se olvidan o, peor aún, se hacen mal!

¡Kanban personal al rescate!!

Aquí es donde Kanban – o Kanban Personal – brilla.  Kanban Personal tiene sólo 2 principios básicos –

  1. 1. Visualice su trabajo
  2. 2. Limite su trabajo en curso

1. Visualice su trabajo

Se dice que el 90% de la información que procesa nuestro cerebro es visual, y tendemos a procesar las imágenes 60.000 veces más rápido que el texto. Por lo tanto, tener algo que es visual siempre funciona para nosotros los humanos y Kanban es esencialmente un proceso de gestión visual.

Visualize your work - Kanban

En Kanban Personal – usted visualiza su trabajo en un tablero Kanban.  Un tablero Kanban básico consta de 3 columnas, «Para hacer» (u «Opciones»), «Haciendo» y «Hecho».

El primer paso es hacer una lista de todas las tareas que tienes en mente y de las que te gustaría completar en la columna «Por hacer». Cuando decida ejecutar alguna tarea específica de su lista de elementos, la traslada a la columna «Haciendo» o «En curso». Una vez terminada, la mueve a la columna «Hecho».

La columna «Hecho» enumera todas las tareas completadas. Ver todo lo que hemos logrado en un tablero visual marcado como «Hecho» nos da un fuerte sentido de motivación para seguir adelante y seguir cumpliendo!

2. Limite su Trabajo en Curso

Esta es la regla crítica. Todos tenemos demasiado que hacer. Creemos que podemos realizar la multitarea con éxito, es decir, asumir múltiples tareas y completarlas todas a satisfacción de todos. Sin embargo, las últimas investigaciones demuestran que el cerebro humano no es adepto a la multitarea. Cuanto más intentamos hacer varias cosas a la vez, peor es la calidad de nuestro trabajo.

Kanban le anima a limitar la cantidad de trabajo que hace en cualquier momento, y a terminar lo que ya ha empezado antes de retomar algo nuevo. «¡Deje de empezar! Empiece a terminar» es el mantra de Kanban.  Te ayuda (te obliga) a seleccionar el trabajo más importante -y no sólo el más urgente- y a terminarlo primero.

Kanban - Limit your work-in-progress

En el tablero Kanban, defines el número máximo de tareas que vas a realizar a la vez. Ese número se denomina Límite de Trabajo en Curso ((WIP, por sus siglas en inglés) y, al ponerlo en el tablero, te obligas a no aceptar más trabajo del que realmente puedes manejar.

Al principio, puede parecer extraño -y restrictivo- definir y vivir dentro de los límites del trabajo en curso. Incluso pueden parecer contrarios a la intuición, ya que podría sentir que hará menos trabajo y logrará menos. Sin embargo, con el tiempo, se dará cuenta de que está completando más trabajo que en el pasado, y con mejor calidad y mejores resultados (su propia satisfacción o la de su cliente, su cónyuge, hijo, profesor o compañero de trabajo, por ejemplo), que es lo que importa en última instancia.

Limitar tu trabajo te ayuda a reducir el número de cosas a las que dices «Sí» y a decir «No» cuando es importante.  Te ayuda a centrarte en las cosas que son verdaderamente importantes para ti, y a hacerlas en el momento oportuno con el nivel adecuado de atención y calidad.

Cómo Configurar su Tablero Kanban Personal

La creación de su tablero Kanban personal es sencilla. Todo lo que necesitas es una pizarra blanca y algunos Stickies / Post-it’s para empezar. Sólo tiene que dibujar 3 columnas como se muestra en la imagen de abajo, con » Por hacer», «En progreso» (o haciendo) y «Hecho».

Kanban Board

  1. 1. En la primera columna, como su nombre indica, puede poner lo que necesite hacer. Aquí tiene dos opciones: o bien colocar sólo aquellas tareas de alta prioridad (3-5), o bien colocar todas las tareas y aplicar su propio criterio de prioridad a la hora de seleccionar aquellas en las que realmente va a empezar a trabajar.
  2. 2. En la segunda columna, introduzca las tareas en las que está trabajando actualmente, es decir, las que ya están «En curso». Si considera que hay demasiadas aquí, mueva algunas a la columna «Por hacer» para poder centrarse en terminar el resto. O bien, si no tiene ninguna (o suficientes) tareas en la columna «En curso», puede tomar algunas de la columna «Por hacer» y trasladarlas aquí, asegurándose al mismo tiempo de no sobrepasar el límite de trabajo en curso que se haya definido.
  3. 3. Empiece a mover las tareas completadas de la columna «En curso» (o Haciendo) a la columna «Hecho» a medida que vaya completando las tareas.

¡Es así de sencillo! Supondrá una gran diferencia en su vida, especialmente si usted es el típico trabajador del conocimiento de hoy en día con demasiadas tareas a mano, tratando de averiguar cómo hacerlas todas.

3 sencillos consejos para un kanban personal eficaz

Para tener un tablero Kanban «sano», siga estos 3 sencillos consejos::

  1. No añada demasiadas cosas en su columna de «tareas pendientes» y la sobrecargue. Si SÍ tiene muchas cosas que hacer y no quiere olvidarse de ellas, ¡por supuesto que no tiene más remedio que enumerarlas!
  2. Priorice su lista de «Tareas pendientes» y asegúrese de que las más importantes están en la parte superior. O bien puedes optar por tener otra columna entre «Por hacer» y «En curso»/»Haciendo» que contenga el conjunto de tareas priorizadas que hay que realizar. ¡Llámela «Tareas prioritarias”!
  3. Acostúmbrese a revisar su tablero Kanban con regularidad. ¿Diariamente? ¿Semanal? Depende de su contexto. Priorice su columna de «tareas pendientes». Considere la posibilidad de descartar tareas. (¿Delegarlas? ¿Darlas a otra persona? Simplemente decida no hacerlas porque no tiene tiempo para hacerlas).

Simple Tips for Effective Personal Kanban

En poco tiempo, verá que está completando la mayoría de las tareas que empieza.  Está prestando atención a las cosas importantes. Y tiene «clientes» felices y satisfechos a su alrededor; ¡el cliente más importante es usted!

Una de las mayores ventajas de Kanban Personal es su simplicidad. Si le gusta el concepto, puede empezar a utilizarlo en cuanto termine de leer este artículo. Además, su aspecto de visualización nos facilita mucho las cosas, permitiéndonos identificar inmediatamente cómo avanza nuestro trabajo, lo que ya se ha hecho y lo que queda por hacer.

Más adelante, una vez que se haya acostumbrado, podrá diversificar y hacer cosas más sofisticadas, como combinar Kanban Personal con el método GTD (Getting Things Done), como se describe en este artículo.

¿Cómo se empieza?

Compra una pizarra blanca, unos Sharpies de colores y unos Post-Its, ¡eso es todo!

Whiteboard - Personal Kanban Board

Dibuje su pizarra y estará listo para empezar!

En caso de que tenga una familia u oficina «distribuida», ¡podría considerar el uso de una herramienta Kanban electrónica como SwiftKanban!. Tener una herramienta en línea también asegura que su tablero Kanban puede ser utilizado sobre la marcha y tiene acceso a él sin importar dónde se encuentre.

SwiftKanban es un  software Kanban versátil que se puede utilizar para configurar su tablero Kanban personal. Incluso tenemos una plantilla lista que le ayuda a empezar de inmediato y es GRATIS. Además de eso, tenemos la aplicación móvil SwiftKanban que funciona perfectamente con la aplicación web. Usted puede hacer una lista de tareas y añadir tareas donde quiera que esté y cuando quiera.

Empiece aquí: https://www.digite.com/swiftkanban/swiftkanban-free-trial/

O puede descargar nuestra aplicación móvil aquí: Google Play Store y iOS App Store

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