¿Kanban es ADECUADO para ti?

Kanban 101

¿Es Kanban ADECUADO para usted?

Antes de que haga clic en ese tentador botón de «Prueba gratuita» y se inscriba en SwiftKanban, es posible que desee considerar esto. Puede que Kanban no sea la herramienta adecuada para usted. (Sí, ¡incluso nosotros no podemos creer que estemos diciendo esto!)

Kanban es una poderosa herramienta de gestión visual para una variedad de funciones de negocio, desde IT y software a la gestión de productos, diseño de productos, marketing, recursos humanos, legal, y varios otros.  Cualquier función o trabajo que tenga un flujo de trabajo que pueda ser visualizado en un tablero Kanban como una serie de pasos es un candidato potencial para utilizar Kanban para gestionarlo de forma visual y efectiva – ¡Y durante un periodo de tiempo, mejorarlo!

Sin embargo, a menudo, muchas personas se lanzan a «hacer Kanban» (o usar SwiftKanban) porque creen que es «simple» o «fácil».  Mientras que Kanban es ciertamente «fácil» para empezar, tiene mucho que necesita ser entendido y adoptado de una manera gradual, con el fin de beneficiarse realmente de ella.

Simple Kanban Board

Primero saquemos las cosas fáciles del camino.

Kanban (o SwiftKanban) NO es para usted si…

  1. Simplemente está buscando una herramienta básica de gestión de tareas. Cuando quiera una forma sencilla de gestionar sus tareas personales o de equipo y lo único que le preocupe sea que las tareas estén identificadas (para que no se queden en el tintero) y que se hagan o no, entonces una simple lista de control será más fácil de usar y gestionar. Hay una gran variedad de herramientas sencillas, como las Tareas de Gmail y Outlook, o las Notas o incluso una hoja de cálculo básica en la que se pueden enumerar las tareas que se identifican y se marcan como Realizadas cuando se completan.
  2. Está buscando una herramienta de gestión de proyectos «tradicional» – como MS Project o similar – en la que pueda definir las tareas, las dependencias entre ellas y asignar recursos a las tareas, etc. Este tipo de herramientas se ha asociado durante mucho tiempo con el método «en cascada» de gestión de proyectos, que ha sufrido durante mucho tiempo un fracaso sistémico debido a diversas razones. A medida que la mayoría de los equipos de conocimiento pasan a formas más «ágiles» de hacer las cosas, se alejan de esas herramientas tradicionales de gestión de proyectos de planificación y ejecución. Kanban no proporciona un seguimiento del progreso del proyecto «planificado vs. real», ni tampoco proporciona formas fáciles de seguir el esfuerzo que su gente está gastando en tareas específicas (aunque se puede hacer).
  3. Busca gestionar aspectos detallados del trabajo de su equipo, como el seguimiento horario de lo que hacen y el tiempo libre que tienen disponible, para que puedan hacer más trabajo. Cada vez más, los equipos de conocimiento – equipos ágiles – son equipos maduros, auto-organizados y multifuncionales que (se espera) sepan cómo hacer su trabajo y cómo asegurar la utilización efectiva y eficiente de su tiempo. Idealmente, no tendría que gestionar a su gente de manera que sienta la necesidad de rastrear sus «huecos libres» exactos en el curso de una semana para que usted, o alguien más, pueda asignarles trabajo durante esos huecos.  Sin embargo, si lo hace, entonces Kanban (y SwiftKanban) no es para usted. Probablemente esté mejor con una herramienta tradicional de gestión de proyectos/recursos que le permita hacer todo eso. (Estaría aún mejor si se alejara de esa forma de gestionar a su gente, pero eso es un tema totalmente diferente).

Wait! Is Kanban RIGHT for you?

Kanban (o SwiftKanban) PUEDE NO ser para usted, si – 

  1. Está buscando una herramienta para gestionar «Tareas recurrentes». Esta es una cuestión complicada.  La mayoría de nosotros tiene que lidiar con el seguimiento y la gestión de las tareas recurrentes – tales como reuniones, llamadas, tareas de marketing como la actividad diaria de los medios de comunicación social, u otro tipo de trabajo.  Mientras que una herramienta de calendario le da una manera fácil de definir este tipo de trabajo en sus calendarios, Kanban (y SwiftKanban) no es realmente (al menos todavía) diseñado para eso.  Por lo tanto, aunque hay maneras de trabajar alrededor de él, puede ser un poco de una lucha.  Sin embargo, puede probarlo – tenemos la capacidad de integrar su calendario a través de Zapier.
  2. Tienes un flujo de trabajo simple » Hacer – Haciendo – Hecho». Mucha de la literatura relacionada con Kanban (¡incluyendo quizás alguna de la nuestra!) describe los tableros Kanban con un flujo de trabajo básico como ese.  Sin embargo, el beneficio fundamental de Kanban es ayudarle a identificar los cuellos de botella en sus procesos.  Si todo tu proceso de entrega o desarrollo está encapsulado en el misterioso paso de «Hacer», no hay manera de que un tablero Kanban le proporcione conocimientos tales como qué parte de su trabajo lleva más tiempo, qué tipo de bloqueos afectan a cada etapa de su trabajo, y qué pasos puede tomar para mejorar. Puede empezar con un flujo de trabajo de este tipo en un tablero Kanban.  Sin embargo, para beneficiarse de Kanban, tendrá que ampliar muy rápidamente la columna «Hacer» a los diversos pasos involucrados, incluyendo otras etapas intermedias hechas, para beneficiarse de Kanban.
  3. Usted es una persona de «bloc de notas»/»atajos de teclado». Los tableros Kanban son necesariamente una interfaz basada en arrastrar y soltar, en el ratón o en la pantalla táctil, donde usted actualiza y arrastra las tarjetas de una columna del tablero a la siguiente.  Si le gusta crear/actualizar un centenar de tareas en segundos utilizando las teclas Tab y Return/ Enter de su teclado, puede que la interacción de una herramienta Kanban le resulte un poco lenta.  Tal vez sea mejor que se quede con el bloc de notas o la hoja de cálculo. Se ha dicho mucho sobre los beneficios de la sensación táctil de un tablero Kanban físico al colaborar con su equipo – y muchas herramientas, incluyendo SwiftKanban, tratan de replicar eso con la interacción de la pantalla táctil.  Sin embargo, si eso le deja frío, ¡admítalo!

Essential SAFe®

Kanban (y SwiftKanban) es el ADECUADO para usted, si–

  1. Desea mejorar las métricas personales y empresariales clave. Kanban le ayuda a reducir el tiempo de salida al mercado, a entregar más y a darle a usted y a sus equipos una sensación de logro al completar el trabajo.  Le ayuda a usted y a su organización a establecer políticas y priorizar las iniciativas más críticas y el trabajo que es importante para usted.  Le ayuda a usted y a su organización a hacer las cosas correctas en el momento adecuado.  La mayoría de los equipos de conocimiento luchan con atrasos (lista de cosas por hacer) más grandes que los manejables, prioridades poco claras o vagas y un rendimiento de entrega incierto/desigual.  Kanban le ayuda a mejorar su predictibilidad: para su dirección, sus clientes y para sus mercados!
  2. Ha comprendido las prácticas de Kanban y quiere beneficiarse de ellas. Kanban NO es sólo poner pegatinas en una pared – o un tablero – y moverlas.  Kanban es analizar y diseñar su sistema de flujo de trabajo para que pueda utilizarlo para mejorar. Se trata de definir y utilizar los límites del trabajo en curso, y de establecer la función «Pull», para que puedas reducir la multitarea (¡sí, la multitarea es mala para usted!) y mejorar el flujo y el rendimiento.  Se trata de definir y seguir políticas explícitas para que todo el mundo, incluidas las partes interesadas, tenga expectativas claras sobre cómo se hará el trabajo.  Se trata de la experimentación científica en colaboración para mejorar continuamente. Para más detalles, consulte aquí.
  3. Usted y su equipo/organización han acordado los Principios Clave de Kanban – Kanban es un método «evolutivo» no disruptivo de mejora, un camino alternativo hacia la agilidad empresarial. Le anima a seguir los 4 principios fundamentales
  • Empezar por lo que se está haciendo ahora
  • Acepte realizar un cambio gradual y evolutivo
  • Respetar inicialmente las funciones, las responsabilidades y los títulos de los puestos de trabajo actuales; y
  • Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles
  1. Ha identificado una clara necesidad de mejora. Si todo te va bien, ¿por qué iba a intentar algo nuevo? Como se dice, si no está roto, no lo arregle.  Sin embargo, casi todos los equipos y organizaciones tienen retos con los que luchan para eliminar y mejorar su capacidad (de entrega).  Si tiene claro que usted (y su equipo) necesitan mejorar, ¡casi no hay mejor manera de hacerlo que Kanban!
  2. Esperamos haberle dado suficientes puntos para reflexionar.  Si quieres saber más sobre Kanban, ¡aquí tienes algunos recursos estupendos!  ¡Incluso hay una lista de verificación completa sobre  cómo empezar con Kanban!

¡Feliz Kanbanización!

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