¿Qué es un tablero Kanban?

Kanban 101

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero Kanban es la herramienta de visualización clave para implementar Kanban en su negocio. Un tablero Kanban es utilizado por cualquier equipo que utiliza Kanban para la gestión visual de su trabajo y la mejora de su entrega de productos y servicios en términos de previsibilidad, calidad y rendimiento del tiempo de comercialización.

Un tablero Kanban puede ser físico -que es como la mayoría de los equipos comienzan a utilizar Kanban- o electrónico. Un tablero Kanban típico consta de uno o más carriles (de natación) y múltiples columnas para representar el proceso de flujo de trabajo (también denominado flujo de valor) que se utiliza para gestionar. Un tablero Kanban representa un «sistema Kanban virtual» utilizado para modelar el proceso y hacer un seguimiento del trabajo de conocimiento que realiza su equipo.

Kanban Board

Puedes empezar con un tablero Kanban físico en una pizarra blanca/blanda o quizás en unos grandes ventanales o mamparas en tu oficina. Cuanto más grandes y visibles sean, mejor.

Simple Kanban Board

Muchos equipos migran a (o comienzan con) un tablero Kanban electrónico para apoyar a los equipos distribuidos, una mejor y automatizada generación de métricas y una más fácil y mejor presentación de informes.

Kanban Board for Marketing Team

Carriles y columnas en una tabla Kanban

Se puede empezar con un tablero Kanban básico de 3 columnas -Para hacer, Haciendo y Hecho- poblado con tarjetas que representan elementos de trabajo de diferentes tipos. Sin embargo, siguiendo la máxima de Kanban de «Empieza con lo que tienes», la mayoría de los equipos empiezan por modelar su proceso actual, que suele ser más elaborado que eso.

Kanban Development Board

Las columnas del tablero se dividen en 3 cubetas –

  • La columna «Por hacer» (popularmente llamada «Listo») contiene todas sus cartas que son las siguientes. Normalmente, se coloca una columna de listas al principio del tablero.
  • La columna «Haciendo» (o «En curso») contiene todas las tarjetas en las que está trabajando actualmente. Puede tener varias columnas de Haciendo para cada etapa de su flujo de trabajo, como se muestra arriba.
  • La(s) columna(s) Terminada(s) contiene(n) todas las tarjetas en las que ha terminado de trabajar. Dependiendo de la definición del flujo de trabajo, puede tener una o más columnas Hechas para recoger las tarjetas que han completado una parte específica del flujo de trabajo. También suele tener una columna final de Hecho que podría estar resaltada de forma única, para indicar que todo el trabajo en las tarjetas de esa columna se ha completado.

(En SwiftKanban, tenemos columnas «Completadas» para indicar las etapas intermedias realizadas, y una columna «Hecho» que se resalta en verde para indicar la columna final realizada).

Además, puede tener una «papelera o área de recolección» separada, llamada «Backlog», donde se crean y almacenan inicialmente las tarjetas. Del mismo modo, en el otro extremo, podría tener una papelera de «Archivo» para guardar las tarjetas que han sido Hechas y que ahora están «cerradas».

Archive Backlog Kanban

Un tablero Kanban puede tener uno o varios carriles -también denominados carriles de natación- que pueden utilizarse para segregar diferentes tipos de trabajo, que posiblemente tengan diferentes flujos de trabajo. Los carriles pueden ser definidos para rastrear y gestionar diferentes tipos de elementos de trabajo, diferentes clases de servicio, diferentes productos o aplicaciones o flujos de negocio con los que su equipo trabaja, diferentes clientes o unidades de negocio que apoyan, etc. La organización de su tablero Kanban tiene muchas consideraciones. Para una mirada más detallada sobre cómo podría diseñar su tablero Kanban, es posible que desee descargar nuestro White Paper 10 Factors to consider for your Kanban Board design.

Límites de WIP en su tablero Kanban

Como se explica aquí, los límites WIP son cruciales para implementar con éxito Kanban. Al principio, puede que no sea fácil decidir cuáles deben ser sus límites de trabajo en curso. De hecho, puede empezar sin límites de trabajo en curso.

Pero una vez que tenga suficientes datos, puede definir los límites WIP para cada etapa del flujo de trabajo (cada columna de su tablero Kanban). Normalmente, muchos equipos comienzan con un límite de trabajo en curso de 1 a 1,5 veces el número de personas que trabajan en una etapa específica.

Además de definir los límites de trabajo en curso, también debe definir cómo hará cumplir los límites de trabajo en curso. Puede optar por no sobrepasar los límites de trabajo en curso o, si lo prefiere, permitir que se sobrepasen en circunstancias especiales, pero tal vez deba indicar la razón por la que decide hacerlo.

Kanban Board for HR Recruitment

Trabajar con el tablero Kanban

En el nivel más simple, el trabajo se realiza tirando de tarjetas en el tablero Kanban y llevándolas a través de las distintas etapas del flujo de trabajo definido en el tablero.

Las tarjetas se sacan del Backlog al tablero Kanban según la capacidad disponible para trabajar en ellas. La frecuencia con la que se sacan las tarjetas depende de su contexto y de la frecuencia con la que hay que sacar el trabajo. Un equipo de desarrollo de software Scrum puede sacar trabajo cada 2 semanas durante la planificación del Sprint. Un equipo de software Kanban o un equipo de soporte puede sacar tarjetas continuamente a medida que las tarjetas se completan y se archivan. Un equipo de reclutamiento o de marketing puede sacar trabajo cada semana, basándose en la finalización de los requisitos de trabajo o de las tareas/campañas de marketing.

Dependiendo de su proceso, cada tarjeta pasa por múltiples etapas (columnas) – hasta que el flujo de trabajo completo se completa y el trabajo está hecho.

Kanban es muy flexible – usted puede fácilmente asignar casi cualquier proceso en un tablero Kanban y utilizarlo para gestionar el trabajo. Aquí hay una captura de pantalla de cómo se ve nuestro tablero de desarrollo SwiftKanban actual –

SwiftKanban-Dev-Board

¡Implementación de Pull!

Las tarjetas se mueven de izquierda a derecha, es decir, desde la columna Hecho hasta la columna Finalizado. Kanban anima a los miembros del equipo que trabajan en diferentes etapas del flujo de trabajo a sacar una tarjeta y trabajar en ella cuando hayan terminado todo lo que estaban trabajando y tengan la capacidad de hacer la siguiente tarea.

Kanban Board Pull System

Por ejemplo, en un proceso simple de Código, Prueba, Revisión, cuando un probador ha completado la tarea que tiene entre manos, buscará las tarjetas que están en la columna «Hecho» bajo Código. Si hay tarjetas en la columna de Código hecho, puede «tirar» de la tarjeta en la columna de Pruebas en curso y empezar a trabajar en ella.

Combinando los límites del trabajo en curso con el mantra » Deje de empezar. Empiece a terminar», Kanban le ayuda a garantizar un flujo de trabajo fluido sin que se acumule un exceso de carga de trabajo en ninguna fase específica del flujo de trabajo.

¿Qué es una tarjeta Kanban? ¿Cómo se utilizan las tarjetas Kanban?

Cada tarjeta Kanban (o Kanban) representa una tarea o un elemento de trabajo que requiere capacidad para ser trabajado. El tablero Kanban con sus Límites WIP le proporciona señales visuales de cuando la capacidad está disponible para trabajar en esas tarjetas.

Las tarjetas Kanban pueden ser coloreadas de manera diferente para representar diferentes tipos de elementos de trabajo o clases de servicio u otros atributos. (En SwiftKanban, los colores de las tarjetas representan diferentes tipos de elementos de trabajo).

Las tarjetas Kanban son jerárquicas por naturaleza. Usted tiene jerarquías de trabajo en la mayoría de las cosas que hace:

  • Los proyectos se dividen en fases y tareas
  • Las carteras tienen programas que a su vez tienen proyectos
  • Las epopeyas tienen Historias que tienen tareas

Card Types Hierarchy

Puede utilizar tarjetas Kanban para modelar estas jerarquías. Puede definir tarjetas de nivel de programa, que se descomponen en tarjetas de proyecto, que a su vez se pueden descomponer en tareas. Del mismo modo, se puede establecer un conjunto jerárquico de tarjetas para Temas, Epopeyas e Historias de Usuario en un entorno Scrum.

Las tarjetas se definen generalmente por el tipo de actividad que su equipo realiza. Por ejemplo, un equipo de desarrollo podría tener tres tipos diferentes de tarjetas – para los errores, problemas y solicitudes de cambio. Un equipo de soporte o de ayuda puede tener tarjetas como Problemas, Tickets, Incidentes, Solicitudes, etc.

Además del identificador de color, las tarjetas Kanban pueden tener una variedad de señales visuales o atributos para proporcionar información sobre el trabajo que se realiza a través de esa tarjeta y su estado actual. Este es un ejemplo de tarjeta – 

Default Kanban Card

Así es como se configura y utiliza un tablero Kanban. Si desea explorar Kanban con SwiftKanban, ¡puede comprobar nuestro rico conjunto de características o directamente  registrarse para una prueba gratuita!

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Eche un vistazo a algunos de los grandes recursos en la parte superior derecha de esta página. ¡También puede inscribirse en los próximos webinars sobre Kanban – o mirar algunos grandes webinars anteriores realizados por gente como David Anderson y otros líderes de pensamiento en la comunidad Kanban!

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