Ya ha conseguido.Ha diseñado con éxito la imagen general de su producto y ha creado un backlog con todo lo que tiene que hacer.

Los elementos son cortos y concretos. Usted los entiende, pero se pregunta: ¿lo entenderán también los demás?

El refinamiento del backlog es una buena manera de llenar los vacíos.

¿Qué es el refinamiento del backlog?

En Scrum, el refinamiento del Backlog es un proceso continuo en el que el Dueño del Producto y el Equipo de Desarrollo colaboran para asegurar que los elementos del Backlog del Producto:

• son entendidos de la misma manera por todos los involucrados (entendimiento compartido),
• tienen una estimación del tamaño de la complejidad y el esfuerzo (relativos) de su aplicación, y
• se ordenan según su prioridad en términos de valor empresarial y esfuerzo requerido.

En resumen: el refinamiento del backlog consiste en crear un entendimiento compartido sobre lo que el producto hará y no hará, sobre el esfuerzo que requerirá su implementación y el orden en que lo hará.

¿Por qué es importante el refinamiento en el backlog?

Revisemos los objetivos del refinamiento del backlog de la sección anterior.

• Sin un entendimiento compartido, se corre el riesgo de implementar algo incorrecto, desperdiciar esfuerzos y tener que volver a trabajar en la implementación para hacerlo bien.
• Si no se dimensiona cada elemento, no se tiene en cuenta el «coste» de los elementos y se corre el riesgo de sobrevalorar los elementos de alto valor y alto coste, e infravalorar los de menor valor y menor coste.
• Si no se ordena el producto backlog en orden descendente de prioridad, se corre el riesgo de trabajar en elementos que no son tan importantes y de pasar por alto otros importantes.

Otras razones por las que es importante el refinamiento del backlog:

• Mejora la eficiencia de la reunión de Planificación del Sprint porque la mayoría de las preguntas ya están contestadas.
• Mantiene el Backlog del Producto centrado, limpio y relevante, por lo que no se sentirá ahogado en una lista de tareas cada vez mayor.
• Aprovecha las ventajas de la colaboración para detallar las historias de usuario y los defectos.
• Crea un entendimiento compartido dentro del Equipo Scrum y de las partes interesadas a su alrededor.

¿Cuál es la diferencia con el backlog Grooming?

No hay ninguna diferencia. No hay ninguna diferencia. El refinamiento de backlog se llamaba antes backlog grooming. Cambió porque grooming se convirtió en una mala palabra.

También se denomina Tiempo de historias, Planificación anticipada y Gestión de backlogs.

¿Cuándo es el mejor momento para el refinamiento del backlog?

No hay un momento óptimo.

El refinamiento del backlog es una actividad continua. No solo para el jefe de producto, sino para todo el equipo.

El Dueño del Producto puede refinar los elementos en el backlog en cualquier momento, dentro o fuera de una reunión. El Scrum Master y los miembros del equipo de desarrollo también pueden actualizar los elementos en cualquier momento. Por lo general, bajo la dirección del Dueño del Producto.

¿Qué ocurre en el refinamiento del backlog?

Actividades en el refinamiento del backlog

El refinamiento del backlog consiste en crear un entendimiento compartido sobre lo que el Producto hará, y lo que no hará, y sobre lo que se necesitará para crearlo.

• Descubrimiento del producto, tanto inicialmente, por ejemplo a través del  Mapeo de Historias, como de forma continuada.
• Identificar y eliminar elementos que sonaban bien pero que ya no son relevantes.
• Mejorar la claridad y evitar malentendidos añadiendo detalles en la preparación de la aplicación. Por ejemplo, añadiendo ejemplos, restricciones, casos límite y criterios de aceptación.
• Dividir los artículos grandes en otros más pequeños. Los elementos más pequeños son más centrados y manejables y son más fáciles de dimensionar.
• Dimensionar los artículos, incluyendo su redimensionamiento
  • cuando han permanecido en el producto del backlog más tiempo del previsto.
  • como una comprobación de la cordura cuando se van a implementar.
• Priorizar los elementos y volver a priorizarlos cuando se añaden más detalles o se obtienen nuevos conocimientos.
• Identificar los riesgos y obstáculos de los elementos próximos a la aplicación.

El resultado de estas actividades debe ser un producto de backlog que sea PROFUNDO. Un  acrónimo acuñado por Roman Pichler:

• Detallado apropiadamente. Más detalles para los elementos que implementará pronto. Por supuesto, al detallar sus historias de usuario, querrá tener en cuenta los criterios de INVESTIGACIÓN (ver Historias de Usuario)
• Emergente. Puede reflejar nuevas percepciones fácilmente añadiendo, cambiando y eliminando elementos.
• Estimado. Cada elemento se estima, o se dimensiona, de forma aproximada. Y se redimensiona para obtener nueva información y a medida que un elemento se acerca a la implementación.
• Priorizado.

Mantener el backlog PROFUNDO, asegura que los ítems con la más alta prioridad, los que están en la cima del Producto de Backlog, tienen un nivel de refinamiento que está listo para la implementación.

Los elementos con menor prioridad, los que están más abajo, pueden y deben tener menos esfuerzo invertido en ellos y tener menos detalles. Así se maximiza el trabajo no realizado.

Invierta en una Definición de Listo

Similar a una Definición de Hecho, una Definición de Listo le ayuda a detallar las historias de usuario a un nivel consistente. Especifica lo que una historia de usuario necesita incluir antes de que la acepte para su implementación en un Sprint. Por ejemplo:

• El objetivo del elemento – cómo ayudará a un cliente o usuario a realizar su trabajo.
• El valor de negocio que proporcionará (por el Dueño del Producto).
• Una estimación de la complejidad y el esfuerzo necesarios (por parte del equipo de desarrollo).

¿Cuánto tiempo debe durar el refinamiento del backlog?

La Guía de Scrum no dice nada acerca de cuánto tiempo debe tomar el Refinamiento del Backlog. Sólo especifica que usualmente  no toma más del 10% de la capacidad del equipo de desarrollo.

El Dueño del Producto no es parte del Equipo de Desarrollo y puede invertir tanto tiempo como sea necesario y puede solicitar la ayuda de otros miembros del Equipo Scrum.

Convertir una historia en un Spike, es una forma de explicitar esto y evitar que se coma ese 10%.

Reuniones de refinamiento del backlog

¿Cuál es el mejor momento para una reunión de refinamiento del backlog?

No hay un mejor momento.

Tenga en cuenta que el refinamiento del backlog es una actividad continua, no una reunión.

Sin embargo, a muchos equipos les gusta utilizar una reunión para dimensionar rápidamente las historias de usuario. Un dimensionamiento inicial para las nuevas historias, o un redimensionamiento para las historias que se han perfeccionado desde que se añadieron. Tampoco hay un momento óptimo para estas reuniones de dimensionamiento.

• A algunos equipos les gusta hacerlo al principio de un Sprint, cuando los conocimientos de la inspección (Revisión del Sprint) y la retrospección (Retrospectiva) están todavía frescos.
• Otros lo prefieren al final, para que las discusiones de refinamiento estén todavía frescas cuando planifican la siguiente iteración.
• Y otros lo hacen a mitad de la iteración y alternan las reuniones de refinamiento del backlog y de planificación del sprint.

Si piensa que no debe hacerlo cerca del final de un Sprint, probablemente esté reduciendo demasiado el refinamiento. Realmente debería tener al menos 2 o 3 Sprints de elementos totalmente refinados. Eso también garantiza que tengas tiempo suficiente para responder a cualquier pregunta.

¿Quién asiste a una reunión de refinamiento de backlogs?

El Dueño del Producto siempre participa. Quién más asiste puede variar en función de los elementos que se vayan a perfeccionar.

Los participantes potenciales son

• Miembros del equipo de desarrollo
• Representantes del éxito del cliente o del soporte técnico 
• Otras partes interesadas de la empresa
• Miembros del equipo de control de calidad (si todavía tiene equipos de desarrollo y control de calidad separados)

El Scrum Master no es necesario en la reunión, pero es importante para ayudar al resto del equipo a entender lo que hace un buen elemento del Backlog del Producto y cómo priorizarlos para maximizar el valor entregado.

¿Quién facilita una reunión de refinamiento de backlogs?

Muy a menudo, será el Dueño del Producto.

Aunque es lógico, conlleva la desventaja de que el Dueño del Producto tiene un gran interés en la dirección y el resultado de las discusiones.

Conseguir que el Scrum Master facilite es un paso en la dirección correcta, ya que él/ella no tiene ningún papel oficial en la reunión y puede ser más objetivo.

La mejor opción para un facilitador, sin embargo, es alguien sin un interés en el resultado y con excelentes habilidades de facilitación. Alguien que pueda dar cabida a todos, asegurarse de que todos se sientan escuchados y de que las discusiones no se desarrollen en círculos.

¿Está preparado para hacer una buena labor de refinamiento de backlog?

Es hora de decir adiós.

Adiós a las historias que no son más que títulos en formato de plantilla de historia de usuario.

Adiós a adivinar de qué trata realmente una historia de usuario.

Ahora ya conoce por qué es tan importante el refinamiento del Backlog. Y ya sabe qué actividades debe realizar.

Ahora, es el momento de reunir a sus tropas y crear una comprensión compartida de sus historias de usuario, y priorizarlas en valor y costo.

¿Está preparado?

Entonces salga a escena y póngalo en marcha.