Métricas de tiempo de entrega y tiempo de ciclo: ¿qué revelan?

Métricas de tiempo de entrega y de ciclo: ¿Qué revelan?

Al salir del despacho de su jefe, no está seguro de cómo proceder.

Le ha pedido que empiece a medir el tiempo de espera y el tiempo de ciclo de todas las historias de usuario que su equipo pone en práctica.

Debería ser sencillo. Al fin y al cabo, ya está haciendo un seguimiento de lo que ocurre. Pero tiene que averiguar qué son estas métricas y cómo calcularlas.

De eso trata exactamente este artículo. Léalo y aprenderá qué son el tiempo de espera y el tiempo de ciclo y qué revelan sobre el proceso de su equipo.

Lead Time Breakdown

¿Qué son el plazo de entrega y la duración del ciclo?

El tiempo de entrega y el tiempo de ciclo son métricas que se originaron en la fabricación hace mucho tiempo. Las definiciones se han adaptado para su uso en el desarrollo ágil de software, concretamente en el marco de Kanban.

Recientemente, la terminología utilizada en el marco de Kanban ha cambiado:

  • El tiempo de ciclo ahora va por ‘tiempo de entrega del sistema’.
  • El plazo de entrega pasa a ser el «plazo de entrega del cliente».

Es importante señalar que el «tiempo de espera del cliente» se refiere al contexto de un equipo, no al de la empresa.

Los clientes de un equipo son el gestor o el propietario del producto, que decide qué trabajo hay que hacer en el producto, y el personal de operaciones y de apoyo que lleva el trabajo del equipo a la producción.

¿Qué es la duración del ciclo??

En Kanban, el tiempo de ciclo se define como el tiempo que transcurre desde que se empieza a trabajar en una historia de usuario que está lista para ser implementada, hasta que está lista para ser entregada (liberada).

En términos de columnas del tablero Kanban, es el tiempo que transcurre desde que se mueve una tarjeta de «Listo» («Por hacer») a «En curso» («haciendo») hasta el momento en que se mueve esa tarjeta de «En curso» a «Hecho».

Por supuesto, las historias de usuario no son el único trabajo en un tablero Kanban y se puede medir el tiempo de ciclo para todas las tareas que se siguen en un tablero Kanban. Por ejemplo, los errores que hay que arreglar o la investigación que hay que hacer antes de proceder a una historia de usuario o a la corrección de un error.

Sin embargo, si se quiere observar el tiempo de ciclo en relación con el tiempo de entrega, hay que centrarse en los elementos que aportan directamente valor a los clientes del equipo y de la empresa, las historias de usuario.

¿Incluye el tiempo de ciclo el tiempo de espera?

Sí.

El trabajo en una historia de usuario puede estancarse por muchas razones. Por ejemplo, cuando ella (o usted) está esperando

  • una respuesta de alguien.
  • un entorno de pruebas específico.
  • un colega para colaborar.
  • el siguiente paso en un flujo de trabajo.

Alguien lo ha recogido, así que está en marcha, pero mientras no se trabaje, es tiempo de espera.

¿Qué es el Plazo de entrega?

En Kanban, el plazo de entrega se define como el tiempo que transcurre desde que una historia de usuario está lista para ser implementada hasta que está lista para ser entregada (liberada). Esto incluye el tiempo que está en el backlog esperando a ser recogido.

En términos de columnas del tablero Kanban, es el tiempo que transcurre desde que una tarjeta se añade a «Listo» («Por hacer») hasta que se mueve esa tarjeta a «Hecho».

Plazo de entrega y duración del ciclo: explicación de la diferencia

Lead Time vs Cycle Time

Ambos incluyen el tiempo que una historia de usuario está «en curso». El tiempo de espera incluye el tiempo que una historia de usuario se encuentra en el backlog «lista para ser implementada». El tiempo de ciclo no.

La imagen completa es la siguiente:

Cómo medir el plazo de entrega y la duración del ciclo

La forma más sencilla es utilizar un tablero Kanban digital que registre el tiempo que una tarjeta permanece en una columna del tablero.

Lead Time Distribution Chart

A continuación, tiene varias opciones para mirar y analizar sus tiempos de espera y de ciclo.

Una forma común es utilizar el diagrama de flujo acumulativo. Puede medir el tiempo de espera en él dibujando (y midiendo) una línea horizontal a través de las fases «Listo» y «En curso». Y el tiempo de ciclo es simplemente la anchura de la fase «En curso».

Otros tipos de diagramas pueden ser más intuitivos para visualizar los tiempos de entrega y de ciclo.

Por ejemplo, los gráficos de distribución que trazan el número de tarjetas en vertical y el tiempo de espera y/o de ciclo en horizontal.

Lead-Time-distribution-chart

O un diagrama de dispersión que muestre el tiempo de ciclo de las tarjetas individuales en un periodo específico. Las tarjetas se representan horizontalmente en función de su fecha de finalización, y verticalmente por el número de días que se tardó en completarlas.

Cycle Time Scatter Plot

Ley de Little

No se puede hablar de tiempo de ciclo sin hablar de la Ley de Little.

Dice que el número medio de tarjetas en un sistema estable depende únicamente del ritmo medio de llegada de los elementos de trabajo y del tiempo medio de permanencia de un elemento de trabajo en el sistema

Dicho en términos de Kanban:

Elementos de Trabajo en Curso = asa de llegada * Duración del ciclo

Esto es importante porque muestra que para limitar el trabajo en curso, sólo tiene dos opciones:

  • reducir el número de artículos que llegan a su puerta, o
  • reducir el tiempo que tarda en llegar un artículo desde que empieza a trabajar hasta que lo hace.

Si le gustan los tacos y quiere leer sobre la Ley de Little y el tiempo de rendimiento (otra medida más), le gustará este artículo: “La Ley de Little (explicada con tacos)

¿Qué le dicen las métricas de tiempo de entrega y de ciclo?

¿Qué significa que el tiempo de ciclo de un equipo sea de 2 días? Es difícil decirlo sin saber lo que era antes o después. Lo mismo ocurre con el plazo de entrega.

Estable o Volátil

Average Cycle Time Chart

Lo interesante es lo estables o volátiles que son estas métricas.

Un tiempo de ciclo estable indica que el equipo trabaja a un ritmo sostenible y que no tiene demasiadas interrupciones. Y un tiempo de espera estable indica que las historias llegan al mismo ritmo que el equipo puede implementarlas.

Esto es lo que usted desea, ya que significa que puede predecir cuándo un equipo entregará una historia, ya sea la primera para su implementación o la que está más adelante en el backlog priorizado.

Un tiempo de ciclo volátil indica un equipo con desafíos.

Pueden estar incorporando nuevos miembros, luchando con nuevas herramientas, enfrentándose a fallos del sistema, procesos y pruebas frágiles, variabilidad en el alcance y el tipo de historias de usuario, y cualquier otra cosa que les impida mantener un ritmo constante y sostenible.

Todas estas son oportunidades de mejora que ayudarán a un equipo a ser más predecible en su entrega de valor a los clientes.

Un plazo de entrega volátil con un tiempo de ciclo estable indica que el trabajo llega a pasos agigantados.

El plazo de entrega aumentará cuando el ritmo de llegada sea mayor que el ritmo de ejecución del equipo. Disminuirá cuando lleguen menos historias de las que el equipo pueda manejar.

Un equipo no puede hacer mucho sobre la rapidez con la que llega el trabajo, pero puede establecer límites de trabajo en curso (WIP) sobre el número de elementos listos para la implementación y en curso, para mantener un flujo constante.

Plazo de Entrega versus Brecha de Tiempo de Ciclo

La diferencia entre el tiempo de espera y el tiempo de ciclo es el tiempo medio que una historia permanece en el backlog a la espera de ser implementada.

Aunque tener un tiempo de espera igual al tiempo de ciclo suena bien, en realidad no lo es, porque significaría que los miembros del equipo están regularmente haciendo la vista gorda esperando el trabajo.

Pero no se quiere que el tiempo de espera difiera demasiado del tiempo de ciclo. Las historias de usuario totalmente refinadas que esperan en el backlog corren el riesgo de quedar desfasadas..

¿Qué es lo Que No le Dicen las Métricas de Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo?

A qué velocidad hay que ir para mantener el ritmo de la demanda

User Stories

El tiempo de espera y el tiempo de ciclo no le indican la rapidez con la que debe implementar las historias de los usuarios, o resolver los errores, para mantenerse al día con la rapidez con la que llegan.

El tiempo takt, otra métrica de fabricación puede ayudar.

Es el ritmo al que hay que implementar las historias de usuario para mantener el ritmo de su llegada. Se calcula como el tiempo disponible para trabajar dividido por el número de historias completadas que se necesitan.

Por ejemplo, cuando llegan 20 historias de usuario a la semana, tendría que completar las historias en 0,25 días para mantener el ritmo.

Pocos productos de software Kanban, si es que hay alguno, miden la cadencia.

Esto es comprensible, ya que casi nadie en Kanban para el desarrollo de software habla de ello. Además, el «tiempo disponible para trabajar» puede llevarnos a todo tipo de discusiones infructuosas sobre qué incluir y qué no.

La forma más sencilla, rápida y directa es simplemente contar los días de trabajo y no preocuparse por el número de desarrolladores, sus días libres o cualquier otra cosa que afecte al «tiempo disponible del desarrollador». Todo eso sólo da una falsa sensación de exactitud.

El simple hecho de contar los días de trabajo facilita el cálculo y le indica al instante si es factible, o si necesita tomar medidas más estructurales, como añadir un equipo de desarrollo, para mantenerse al día.

Tiempo de Espera en Curso

Lead Time & Cycle Time Metrics: What Do They Reveal?

El tiempo de ciclo incluye el tiempo de espera, pero en sí mismo no le da ninguna idea de cuánto tiempo pasa una historia esperando después de que alguien la haya recogido.

Para conseguirlo, separe el estado «en curso» en «en curso de trabajo» y «en curso de espera». Eso le ayudará a diagnosticar y abordar lo que está causando el aumento de los tiempos de ciclo. Y si el tiempo de ciclo está realmente disminuyendo como resultado.

Si la separación del tiempo de espera muestra que gran parte de su tiempo de ciclo es en realidad tiempo de espera, puede ser una buena idea hacer una distinción adicional entre factores internos y externos. Además de la columna de «espera en curso», también tendría una columna de «bloqueo en curso». Y usted «bloquearía» una tarjeta cuando esté esperando a alguien externo al equipo.

Métricas de tiempo de entrega y tiempo de ciclo: ¿qué revelan?

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